Workflow¶
Управление поручениями, документооборотом и кадровыми процессами
Workflow — это основа управляемости организации. Он формализует решения, исключает устные договорённости и превращает документы в исполняемые процессы.
Назначение¶
- управлять поручениями и протоколами;
- автоматизировать согласования и приказы;
- обеспечить контроль исполнения без ручного участия.
1.1 Управление поручениями¶
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| W1 | Создание поручения | Форма создания поручения (работы) | Зарегистрированное поручение (работа) | Инициатор поручения / Руководитель |
Ценность: Обеспечивает формализованное создание поручения с полным набором атрибутов, сроков и ответственности.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| W2 | Принятие поручения сотрудником | Зарегистрированное поручение (работа) | Зарегистрированное поручение с подтверждённым ответственным | Исполнитель |
Ценность: Подтверждает принятие поручения в работу и закрепляет ответственность за исполнение.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| W3 | Отказ от принятия поручения с причиной | Зарегистрированное поручение (работа) | Зарегистрированное поручение с причиной отказа от принятия в работу | Исполнитель |
Ценность: Позволяет корректно зафиксировать невозможность принятия поручения и сохранить прозрачность причин отказа.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| W4 | Исполнение поручения | Зарегистрированное поручение (работа) | Подтверждённое исполнение поручения | Исполнитель |
Ценность: Обеспечивает фактическое выполнение поручения в установленный срок.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| W5 | Отчёт о ходе выполнения поручения | Зарегистрированное поручение | Актуальный ход выполнения поручения | Исполнитель |
Ценность: Повышает прозрачность выполнения и позволяет отслеживать текущий статус работ.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| W6 | Завершение поручения с типом результата | Зарегистрированное поручение с выбранным типом результата | Выполненное поручение с приложенным типом результата | Исполнитель |
Ценность: Обеспечивает корректное завершение с фиксацией типа результата.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| W7 | Подтверждение / отклонение результата поручения | Выполненное поручение | Выполненное поручение с принятым/отклонённым результатом | Руководитель / Ответственный |
Ценность: Позволяет зафиксировать принятие либо отклонение результата и обеспечить контроль качества исполнения.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| W8 | Контроль исполнения поручения | Зарегистрированное поручение | Зарегистрированное поручение с зафиксированными сроками и приоритетами | Руководитель / Ответственный |
Ценность: Обеспечивает управленческий контроль сроков и факта исполнения поручений.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| W9 | Перепоручение работы | Зарегистрированное поручение с выбранным ответственным | Зарегистрированное поручение с переназначенным ответственным | Руководитель |
Ценность: Обеспечивает управление нагрузкой и перераспределение задач между подчинёнными.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| W10 | Постановка поручения на контроль | Зарегистрированное поручение | Зарегистрированное поручение с признаком «На контроле» | Руководитель |
Ценность: Позволяет взять поручение на контроль для дополнительного управленческого наблюдения.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| W11 | Снятие поручения с контроля | Зарегистрированное поручение с признаком «На контроле» | Зарегистрированное поручение без признака «На контроле» | Руководитель |
Ценность: Позволяет завершить режим контроля после достижения цели или снятия управленческой необходимости.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| W13 | Протокольные поручения | Форма создания протокола | Зарегистрированное поручение с подтверждённым ответственным | Руководитель / Секретарь |
Ценность: Ускоряет генерацию набора поручений по итогам протокола.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| W14 | Каскадное завершение работ | Зарегистрированное поручение, имеющее дочерние работы | Завершённое поручение и завершённые дочерние работы | Руководитель / Система |
Ценность: Упрощает завершение связанных работ и поддерживает целостность цепочки исполнения.
1.2 Отчётность¶
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| W-R1 | Отчёт по исполнительской дисциплине | Форма выбора подразделения/сотрудника и диапазона дат | Выгруженный отчёт с заданными параметрами | Руководитель подразделения |
Ценность: Даёт прозрачную аналитику по срокам, исполнению и дисциплине выполнения поручений.
1.3 Кадровые процессы¶
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| HR1 | Приём сотрудника | Служебная записка о приёме на работу | Согласованная СЗ о приёме на работу | Руководитель подразделения |
Ценность: Обеспечивает формализованное инициирование процесса найма и согласование необходимости приёма сотрудника.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| Трудовой договор | Согласованный трудовой договор | HR / Юрист |
Ценность: Обеспечивает юридически корректное оформление трудовых отношений.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| Приказ о приёме на работу | Согласованный приказ о приёме на работу | HR / Канцелярия / Руководитель |
Ценность: Обеспечивает официальное оформление приёма сотрудника и запуск кадровых процессов.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| HR2 | Перевод сотрудника | Служебная записка о переводе | Согласованная СЗ о переводе | Руководитель подразделения |
Ценность: Обеспечивает согласование перевода и управленческое решение.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| Приказ о переводе | Согласованный приказ о переводе | HR / Канцелярия / Руководитель |
Ценность: Обеспечивает официальное оформление кадрового изменения.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| HR3 | Увольнение | Заявление об увольнении | Согласованное заявление об увольнении | Сотрудник |
Ценность: Обеспечивает официальное инициирование увольнения.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| Служебная записка об увольнении | Согласованная СЗ об увольнении | Руководитель подразделения |
Ценность: Обеспечивает согласование увольнения и контроль процесса.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| Приказ об увольнении | Согласованный приказ об увольнении | HR / Канцелярия / Руководитель |
Ценность: Обеспечивает официальное завершение трудовых отношений.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| HR4 | Служебная записка (общая) | Форма Служебной записки (общая) | Согласованная Служебная записка | Сотрудник / Инициатор |
Ценность: Позволяет инициировать внутренний документ с маршрутом согласования и контролем исполнения.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| HR5.1 | Отпуск сотрудника | Заявление на отпуск | Согласованное заявление на отпуск | Сотрудник |
Ценность: Обеспечивает инициирование ежегодного отпуска и фиксацию периода отсутствия.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| Приказ на отпуск | Согласованный приказ на отпуск | HR / Канцелярия / Руководитель |
Ценность: Обеспечивает официальное утверждение отпуска.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| HR5.2 | Отпуск по беременности и родам | Заявление на отпуск по беременности и родам | Согласованное заявление на отпуск по беременности и родам | Сотрудник |
Ценность: Обеспечивает инициирование и согласование отпуска по беременности и родам в соответствии с трудовым законодательством.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| Приказ на отпуск по беременности и родам | Согласованный приказ на отпуск по беременности и родам | HR / Канцелярия / Руководитель |
Ценность: Обеспечивает официальное утверждение отпуска по беременности и родам.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| HR5.3 | Отпуск по уходу за ребенком | Заявление на отпуск по уходу за ребенком | Согласованное заявление на отпуск по уходу за ребенком | Сотрудник |
Ценность: Обеспечивает инициирование и фиксацию периода отпуска по уходу за ребенком.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| Приказ на отпуск по уходу за ребенком | Согласованный приказ на отпуск по уходу за ребенком | HR / Канцелярия / Руководитель |
Ценность: Обеспечивает официальное утверждение отпуска по уходу за ребенком.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| HR5.4 | Выход из отпуска по уходу за ребенком | Заявление на выход из отпуска по уходу за ребенком | Согласованное заявление на выход из отпуска по уходу за ребенком | Сотрудник |
Ценность: Обеспечивает формализованное досрочное прекращение отпуска по уходу за ребенком и возврат сотрудника к исполнению обязанностей.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| Приказ о выходе из отпуска по уходу за ребенком | Согласованный приказ о выходе из отпуска по уходу за ребенком | HR / Канцелярия / Руководитель |
Ценность: Обеспечивает официальное оформление выхода из отпуска по уходу за ребенком.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| HR5.5 | Отпуск без содержания | Заявление на отпуск без содержания | Согласованное заявление на отпуск без содержания | Сотрудник |
Ценность: Обеспечивает инициирование и согласование отпуска без сохранения заработной платы.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| Приказ на отпуск без содержания | Согласованный приказ на отпуск без содержания | HR / Канцелярия / Руководитель |
Ценность: Обеспечивает официальное утверждение отпуска без содержания.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| HR5.6 | Учебный отпуск | Заявление на учебный отпуск | Согласованное заявление на учебный отпуск | Сотрудник |
Ценность: Обеспечивает инициирование и согласование учебного отпуска в соответствии с трудовым законодательством.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| Приказ на учебный отпуск | Согласованный приказ на учебный отпуск | HR / Канцелярия / Руководитель |
Ценность: Обеспечивает официальное утверждение учебного отпуска.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| HR6 | Командировка сотрудника | Служебная записка о командировании | Согласованная СЗ о командировании | Руководитель подразделения |
Ценность: Обеспечивает обоснование и согласование командировки.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| Приказ о командировании | Согласованный приказ о командировании | HR / Канцелярия / Руководитель |
Ценность: Обеспечивает официальное оформление командировки.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| HR7 | Приказ (общий) | Форма Приказа (общая) | Согласованный приказ | Руководитель / Канцелярия |
Ценность: Обеспечивает формирование и утверждение управленческих решений в виде приказов.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| HR8 | Инициация табеля учёта рабочего времени | Форма инициации табеля | Предзаполненный табель учёта рабочего времени | HR / Табельщик |
Ценность: Обеспечивает создание и предзаполнение табеля учёта рабочего времени.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| HR9 | Табель учёта рабочего времени | Предзаполненный табель учёта рабочего времени | Заполненный табель учёта рабочего времени | Табельщик / Руководитель подразделения |
Ценность: Обеспечивает фиксацию фактически отработанного времени, отсутствий и оснований для кадрового и расчётного учёта.
| Код | Наименование | Вход | Выход | Владелец |
|---|---|---|---|---|
| HR10 | Настройки табеля учёта рабочего времени | Форма добавления выходных и праздничных дней | Заполненная форма добавления выходных и праздничных дней | HR / Администратор системы |
Ценность: Обеспечивает корректный учёт календаря рабочего времени.
Эффект¶
- решения не теряются;
- документы исполняются, а не «лежат»;
- руководитель видит фактическое исполнение;
- кадровые процессы формализованы и прозрачны.