2.1. Управление организационной структурой

Основным рабочим местом сотрудника отдела кадров в системе Synergy Workflow является модуль Сотрудники.

../_images/hr_hr_workplace_1.png

Рис. Модуль Сотрудники

На левой панели доступны к выбору два раздела:

  • Организационная структура - здесь отображаются подразделения, должности и сотрудники, назначенные на эти должности.
  • Резерв - здесь отображаются учетные записи пользователей, не назначенных на должности.

На верхней панели доступны к выбору два раздела:

  • Профиль - Доступно всем пользователям. Здесь можно просмотреть общие сведения о сотруднике: фотографию, контакты и др. Сотруднику отдела кадров также доступны вкладки: личная карточка и личное дело пользоваетеля.
  • Администрирование - Доступно только сотрудникам отдела кадров. Здесь происходит управление организационной структурой: администриование подразделений, должностей, профилей сотрудников.
../_images/hr_hr_workplace_2.png

Рис. Профиль пользователя

2.1.1. Администрирование подразделения

  1. Для измения существующего подразделения необходимо: выделить его в навигаторе (на левой панели), нажать кнопку «Редактировать подразделение».
  2. Для создания нового подразделения необходимо: выделить в навигаторе родительское подразделение (куда будет добавлено данное), нажать кнопку «Добавить подразделение».
../_images/hr_hr_admin_dep.png

Рис. Создание нового подразделения

3. В появившемся окне доступны для редактирования основные данные по подразделению, а также информация о руководителях и заместителях (ручное назначение сотрудника на должность требуется только при первичном внесении организационной структуры, в дальнейшем, назначения будут осуществляться автоматически через приказ).

../_images/hr_hr_admin_dep_1.png

Рис. Информация о подразделении

2.1.2. Администрирование должности

  1. Для создания новой должности необходимо: выделить в навигаторе родительское подразделение (куда будет добавлена данная должность), нажать кнопку «Добавить должность».
  2. Для измения существующей должности необходимо: выделить еt в навигаторе (на левой панели), нажать кнопку «Изменить».
../_images/hr_hr_admin_pos.png

Рис. Выбор должности

  1. В появившемся окне доступны для редактирования основные данные по должности.
../_images/hr_hr_admin_pos_1.png

Рис. Редактирование должности

  1. Также, при выделении в навигаторе существующей должности, доступны функции:
  • Создать сотрудника - здесь можно создать новую учетную запись, заполнив основные поля.
  • Выбрать из справочника - здесь можно выбрать сотрудника, как из уже назначенных на какую-либо должность, так и из резерва.

(ручное назначение сотрудника на должность требуется только при первичном внесении организационной структуры, в дальнейшем, назначения будут осуществляться автоматически через приказ).

2.1.3. Администрирование профиля сотрудника

  1. При выделении в навигаторе сотрудника, назначенного на должность, в режиме «Администрирование» открывается окно редактирования основной информации о нем.
../_images/hr_hr_workplace_2.png

Рис. Редактирование информации о сотруднике

2. Также доступна возможность просмотреть отдельно Личную карточку пользователя и его личное дело. В личное дело могут быть оцифрованы уже существующие приказы, в дальнейшем, туда автоматически копируются заявления, приказы, служебные записки и трудовые договора по сотруднику, после их официального утверждения.

../_images/hr_hr_admin_usercase.png

Рис. Личная карточка пользователя

2.2. Процесс «Прием на работу»

Процесс приема сотрудника на работу, в общем случае, выглядит следующим образом:

1. Руководитель структурного подразделения инициирует служебную записку на оформление нового сотрудника, заполняя при этом все необходимые данные: ФИО, паспортные данные, адрес м/ж и прочее согласно установленной формы.

2. Руководитель структурного подразделения направляет служебную записку на согласование всем заинтересованным лицам согласно предустановленному маршруту, в том числе, сотруднику отдела кадров для проверки правильности и полноты заполненных данных.

  1. После всех согласований будет автоматически создан профиль пользователя в разделе Резерв с заполненными Фамилия, Имя, Отчетсво.
  2. После создания учетной записи и завершения соответствующего этапа маршрута происходит копирование данных в личную карточку пользователя.
  3. Следующим этапом служебная записка попадает к сотруднику отдела кадров для создания трудового договора.
  4. Созданный трудовой договор отправялется по маршруту согласования.
  5. После всех согласований трудового договора и его регистрации, сотрудинку отдела кадров создается работа «Создать приказ».
  6. Приказ, созданный на основании трудового договора, направляется по маршруту согласования.
  7. После всех согласований приказа и его регистрации, пользователь автоматически назначается на должность.

2.2.1. Согласование СЗ на оформление нового сотрудника

  1. Все поступившие на согласования или в работу сотруднику отдела кадров документы, отображаются в модуле «Потоки работ».
../_images/hr_hr_hiring_note_approve.png

Рис. модуль Потоки работ

2. Открыв документ двойным кликом, при требуемом согласовании, доступна кнопка «Согласовать», по нажатию на которую откроется окно для ввода комментария и выбора результата согласования.

../_images/hr_hr_hiring_note_approve_2.png

Рис. Согласование

3. В случае отказа в согласовании, служебная записка вернется на доработку инициатору. В случае успешного согласования, автоматически будет создан Профиль пользователя с заполненными данными, сотруднику отдела кадров придет работа «Создать трудовой договор».

2.2.2. Создание трудового договора

  1. При получении работы «Создать трудовой договор», сотруднику отдела кадров необходимо открыть двойным кликом документ и нажать кнопку «Создать трудовой договор».
../_images/hr_hr_hiring_note_create_td_1.png

Рис. Создание трудового договора

  1. Откроется форма создания трудового договора, где будет автоматически предзаполненны данные сотрудника.
../_images/hr_hr_hiring_note_create_td_2.png

Рис. Форма трудового договора

  1. Сотрудник отдела кадров проверяет, дозаполняет данные, нажимает кнопки «Сохранить» и «Отправить».
../_images/hr_hr_hiring_note_create_td_3.png

Рис. Заполненная форма

  1. Трудовой договор запускается по маршруту.
  2. Сотруднику отдела кадров приходит работа: «Распечатать, подписать, приложить скан-копию».
  3. После выполнения всех этих действий, сотрудник отдела кадров может завершить работу, нажав на кнопку завершить.
../_images/hr_hr_hiring_note_td_scan.png

Рис. Завершение работы

Здесь пользователю доступен выбор либо уже прикрепленных файлов к работе, либо выбор файла отсканированного трудового договора с компьютера.

  1. После этого произойдет автоматическое копирование Трудового договора в личное дело пользователя.
../_images/hr_hr_hiring_note_create_td_route.png

Рис. Копирование трудового договора в личное дело

  1. Затем трудовой договор будет направлен на создание приказа о приеме на работу.

2.2.3. Создание приказа о приеме на работу

  1. При получении работы «Создать приказ о приеме на работу» в потоках работ, необходимо открыть двойным кликом документ и нажать кнопку «Создать приказ о приеме».
../_images/hr_hr_hiring_order_create.png

Рис. Создание приказа о приеме на работу

  1. В открывшемся окне заполнить поля, которые не были заполнены автоматически, нажать кнопку «Отправить».
../_images/hr_hr_hiring_order_create_1.png

Рис. Заполненная форма

  1. По нажатию «Отправить», запускается маршрут согласования.
  2. Подписи отображаются в листе подписей на приказе.
  3. После всех согласований сотруднику отдела кадров создается работа «Распечатать, подписать, приложить скан-копию».
../_images/hr_hr_hiring_order_create_approve.png

Рис. Созданная работа

  1. После выполнения всех этих действий, сотруднику отдела кадров может завершить работу, нажав кнопку «Завершить».
  2. В открывшеся окне пользователь выбирает скан-копию подписанного приказа.
../_images/hr_hr_hiring_order_finish_work.png

Рис. Подписанный приказ

  1. Далее документ регистрируется в журнале регистрации приказов по сотрудникам. Для этого необходимо:
  • Открыть модуль «Хранилище» - «Документы»
  • Выбрать нужный журнал
  • В списке отобразится документ полученный на регистрацию.
../_images/hr_hr_hiring_order_create_registry.png

Рис. Документ на регистрации

  1. По нажатию двойным кликом на документ открывается окно регистрации документа. Сотруднику отдела кадров необходимо нажать кнопку «Зарегистрировать».
../_images/hr_hr_hiring_order_create_registry_1.png

Рис. Окно регистрации документа

  1. Далее автоматически:
  • Приказ о приеме на работу будет скопирован в Личное дело
  • Сотрудник будет назначен на должность.
  1. После выполнения всех действий сотрудник, отдела кадров может завершить работу «Создать приказ о приеме» в своих потоках работ.
  2. Для этого необходимо открыть двойным кликом документ и нажать кнопку «Завершить».
  3. В появившемся окне, в меню указать ссылку на созданный приказ о приеме на работу и нажать кнопку «Готово».
../_images/hr_hr_hiring_order_create_registry_2.png

Рис. Созданный приказ

14. После завершения работы «Создать приказ о приеме» автоматически будет запущен таймер, который за 5 дней до даты завершения испытательного срока создаст руководителю структурного подразделения работу «Запустить СЗ о завершении испытательного срока».

2.3. Процесс «Перевод сотрудника на новую должность»

2.3.1. Согласование служебной записки о переводе

Процесс перевода инциируется сотрудником или руководителем структурного подразделения с письменного согласия сотрудника (отсканированный вариант подписанного вручную заявления) путем создания служебной записки о переводе.

Служебная записка о переводе, предварительно утвержденная согласующими лицами, попадает на согласование сотрудинку отдела кадров:

  1. Для согласования служебной записки о переводе, необходимо открыть полученный в Потоках работ документ двойным кликом.
  2. В открывшемся окне нажать кнопку «Согласовать»
../_images/hr_hr_transfer_note_1.png

Рис. Согласование перевода

  1. После этого документ будет автоматически зарегистрирован в журнале кадровых служебных записок и направлен сотруднику отдела кадров на создание Приказа о переводе.

2.3.2. Создание приказа о переводе

  1. Полученную в потоках работ работу «Создать приказ о переводе» необходимо открыть двойным кликом и в открывшемся окне нажать кнопку «Создать приказ о переводе».
../_images/hr_hr_transfer_note_2.png

Рис. Создание приказа

  1. В открывшемся окне заполнить недостающие поля и нажать кнопку «Отправить».
../_images/hr_hr_transfer_note_3.png

Рис. Заполнение формы

  1. После всех согласований, приказ о переводе попадет сотруднику отдела кадров в работу «Распечатать, подписать, приложить скан документа».
  2. После совершения всех этих действий, необходимо нажать кнопку Завершить и выбрать файл отсканированного подписанного приказа.
../_images/hr_hr_hiring_order_finish_work.png

Рис. Завершение работы

  1. Затем приказ о переводе попадает на регистрацию в Журнал регистрации приказов по сотрудникам.

2.3.3. Регистрация приказа о переводе

  1. Чтобы зарегистрировать документ, необходимо открыть раздел «Хранилище»-«Документы», выбрать журнал приказов.
../_images/hr_hr_transfer_order_2.png

Рис. Документ на регистрации

  1. Двойным кликом открывается окно регистрации приказа о переводе. Сотруднику отдела кадров необходимо нажать кнопку «Зарегистрировать».
../_images/hr_hr_transfer_order_3.png

Рис. Регистрация приказа

  1. После регистрации пользователь будет автоматически переведен на новую должность, приказ о переводе будет добавлен в его личное дело.
../_images/hr_hr_transfer_order_4.png

Рис. Приказ добавлен в личное дело

4. После завершения маршрута по приказу, сотрудник отдела кадров может завершить работу «Создать приказ» в потоках работ. Для этого необходимо открыть документ, нажать кнопку «Завершить» и выбрать зарегистрированный приказ.

../_images/hr_user_firing_note_4.png

Рис. Завершение работы

2.4. Процесс «Увольнение сотрудника»

2.4.1. Согласование заявления на увольнение

Процесс увольвнения инциируется сотрудником или руководителем структурного подразделения с письменного согласия сотрудника (отсканированный вариант подписанного вручную заявления) путем создания Заявления на увольнение.

Заявление, предварительно утвержденное согласующими лицами, попадает на согласование сотрудинку отдела кадров:

  1. Для согласования заявления, необходимо открыть полученный в Потоках работ документ двойным кликом.
  2. В открывшемся окне нажать кнопку «Согласовать».
  3. После этого документ будет автоматически зарегистрирован в журнале кадровых служебных записок и направлен сотруднику отдела кадров на создание Приказа об увольнении.

2.4.2. Создание приказа об увольнении

  1. Полученную в потоках работ работу «Создать приказ об увольнении» необходимо открыть двойным кликом и в открывшемся окне нажать кнопку «Создать приказ об увольнении».
../_images/hr_hr_firing_note.png

Рис. Создание приказа

  1. В открывшемся окне заполнить недостающие поля и нажать кнопку «Отправить».
../_images/hr_hr_firing_order_1.png

Рис. Заполнение формы

  1. После всех согласований, приказ о переводе попадет сотруднику отдела кадров в работу «Распечатать, подписать, приложить скан документа».
  2. После совершения всех этих действий, необходимо нажать кнопку Завершить и выбрать файл отсканированного подписанного приказа.
../_images/hr_hr_firing_order_2.png

Рис. Завершение работы

  1. Затем приказ о переводе попадает на регистрацию в Журнал регистрации приказов по сотрудникам.

2.4.3. Регистрация приказа о переводе

  1. Чтобы зарегистрировать документ, необходимо открыть раздел «Хранилище»-«Документы», выбрать журнал приказов.
../_images/hr_hr_firing_order_3.png

Рис. Документ на регистрации

  1. Двойным кликом открывается окно регистрации приказа о переводе. Сотруднику отдела кадров необходимо нажать кнопку «Зарегистрировать».
../_images/hr_hr_firing_order_4.png

Рис. Регистрация документа

  1. После регистрации пользователь будет автоматически переведен на новую должность, приказ о переводе будет добавлен в его личное дело.
../_images/hr_hr_firing_order_5.png

Рис. Приказ добавлен в личное дело

4. После завершения маршрута по приказу, сотрудник отдела кадров может завершить работу «Создать приказ» в потоках работ. Для этого необходимо открыть документ, нажать кнопку «Завершить» и выбрать зарегистрированный приказ.

../_images/hr_hr_firing_note_1.png

Рис. Завершение работы

2.5. Процесс «Командирование сотрудника»

2.5.1. Создание приказа о командировании

  1. Полученную в потоках работ работу «Создать приказ о командировании» необходимо открыть двойным кликом и в открывшемся окне нажать кнопку «Создать приказ о командировании».
../_images/hr_hr_btrip_note.png

Рис. Создание приказа

  1. В открывшемся окне заполнить недостающие поля и нажать кнопку «Отправить».
../_images/hr_hr_btrip_order_1.png

Рис. Заполнение формы

  1. После всех согласований, приказ о командировании попадет сотруднику отдела кадров в работу «Распечатать, подписать, приложить скан документа».
  2. После совершения всех этих действий, необходимо нажать кнопку Завершить и выбрать файл отсканированного подписанного приказа.
../_images/hr_hr_btrip_order_2.png

Рис. Завершение работы

  1. Затем приказ о комаднировании попадает на регистрацию в Журнал регистрации приказов по сотрудникам, где может быть зарегистрирован аналогичным регистрации других приказов образом.
  2. После регистрации документ автоматически копируется в личное дело сотрудника
  3. По завершению маршрута по приказу, сотрудник отдела кадров может завершить работу в потоках работ. Для этого необходимо открыть документ, нажать кнопку «Завершить» и выбрать зарегистрированный приказ.
../_images/hr_hr_btrip_note_1.png

Рис. Завершение работы сотрудником отдела кадров

2.6. Процесс «Отпуск сотрудника»

В системе присутствуют формы заявлений и приказов по следующим видам отпусков:

  • Трудовой отпуск
  • Отпуск без содержания
  • Отпуск по беременности и родам
  • Отпуск по уходу за ребенком
  • Учебный отпуск

По каждому из видов отпусков процессы реализованы аналогичным образом. Рассмотрим на примере одного из них:

2.6.1. Согласование заявления на отпуск

Заявление, предварительно утвержденное согласующими лицами, попадает на согласование сотрудинку отдела кадров:

  1. Для согласования заявления, необходимо открыть полученный в Потоках работ документ двойным кликом.
  2. В открывшемся окне нажать кнопку «Согласовать».
  3. После этого документ будет автоматически зарегистрирован в журнале кадровых служебных записок и направлен сотруднику отдела кадров на создание Приказа на отпуск.

2.6.2. Создание приказа на отпуск

  1. Полученную в потоках работ работу «Создать приказ на отпуск» необходимо открыть двойным кликом и в открывшемся окне нажать кнопку «Создать приказ на отпуск».
../_images/hr_hr_leave_note.png

Рис. Создание приказа

  1. В открывшемся окне заполнить недостающие поля и нажать кнопку «Отправить».
../_images/hr_hr_leave_order_1.png

Рис. Заполнение формы

  1. После всех согласований, приказ на отпуск попадет сотруднику отдела кадров в работу «Распечатать, подписать, приложить скан документа».
  2. После совершения всех этих действий, необходимо нажать кнопку Завершить и выбрать файл отсканированного подписанного приказа.
../_images/hr_hr_leave_order_2.png

Рис. Завершение работы

  1. Затем приказ на отпуск попадает на регистрацию в Журнал регистрации приказов по сотрудникам.

2.6.3. Регистрация приказа на отпуск

  1. Чтобы зарегистрировать документ, необходимо открыть раздел «Хранилище»-«Документы», выбрать журнал приказов.
  2. Двойным кликом открывается окно регистрации приказа о переводе. Сотруднику отдела кадров необходимо нажать кнопку «Зарегистрировать».
  3. После регистрации приказ автоматически будет добавлен в личное дело сотрудника.

4. После завершения маршрута по приказу, сотрудник отдела кадров может завершить работу «Создать приказ на отпуск» в потоках работ. Для этого необходимо открыть документ, нажать кнопку «Завершить» и выбрать зарегистрированный приказ.

../_images/hr_hr_leave_note_1.png

Рис. Завершение работы

2.7. Реестры кадровых документов

Все документы, создаваемые по установленным формам, доступны к просмотру в разделе «Реестры» модуля «Хранилище».

../_images/hr_hr_registries.png

Рис. документы в Реестре