Управление организационной структурой --------------------------------------------- Основным рабочим местом сотрудника отдела кадров в системе Synergy Workflow является модуль Сотрудники. .. figure:: img/hr_hr_workplace_1.png Рис. Модуль Сотрудники На левой панели доступны к выбору два раздела: * **Организационная структура** - здесь отображаются подразделения, должности и сотрудники, назначенные на эти должности. * **Резерв** - здесь отображаются учетные записи пользователей, не назначенных на должности. На верхней панели доступны к выбору два раздела: * **Профиль** - Доступно всем пользователям. Здесь можно просмотреть общие сведения о сотруднике: фотографию, контакты и др. Сотруднику отдела кадров также доступны вкладки: личная карточка и личное дело пользоваетеля. * **Администрирование** - Доступно только сотрудникам отдела кадров. Здесь происходит управление организационной структурой: администриование подразделений, должностей, профилей сотрудников. .. figure:: img/hr_hr_workplace_2.png Рис. Профиль пользователя Администрирование подразделения ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Для измения существующего подразделения необходимо: выделить его в навигаторе (на левой панели), нажать кнопку "Редактировать подразделение". 2. Для создания нового подразделения необходимо: выделить в навигаторе родительское подразделение (куда будет добавлено данное), нажать кнопку "Добавить подразделение". .. figure:: img/hr_hr_admin_dep.png Рис. Создание нового подразделения 3. В появившемся окне доступны для редактирования основные данные по подразделению, а также информация о руководителях и заместителях (ручное назначение сотрудника на должность требуется только при первичном внесении организационной структуры, в дальнейшем, назначения будут осуществляться автоматически через приказ). .. figure:: img/hr_hr_admin_dep_1.png Рис. Информация о подразделении Администрирование должности ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Для создания новой должности необходимо: выделить в навигаторе родительское подразделение (куда будет добавлена данная должность), нажать кнопку "Добавить должность". 2. Для измения существующей должности необходимо: выделить еt в навигаторе (на левой панели), нажать кнопку "Изменить". .. figure:: img/hr_hr_admin_pos.png Рис. Выбор должности 3. В появившемся окне доступны для редактирования основные данные по должности. .. figure:: img/hr_hr_admin_pos_1.png Рис. Редактирование должности 4. Также, при выделении в навигаторе существующей должности, доступны функции: * **Создать сотрудника** - здесь можно создать новую учетную запись, заполнив основные поля. * Выбрать из справочника - здесь можно выбрать сотрудника, как из уже назначенных на какую-либо должность, так и из резерва. (ручное назначение сотрудника на должность требуется только при первичном внесении организационной структуры, в дальнейшем, назначения будут осуществляться автоматически через приказ). Администрирование профиля сотрудника ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. При выделении в навигаторе сотрудника, назначенного на должность, в режиме "Администрирование" открывается окно редактирования основной информации о нем. .. figure:: img/hr_hr_workplace_2.png Рис. Редактирование информации о сотруднике 2. Также доступна возможность просмотреть отдельно Личную карточку пользователя и его личное дело. В личное дело могут быть оцифрованы уже существующие приказы, в дальнейшем, туда автоматически копируются заявления, приказы, служебные записки и трудовые договора по сотруднику, после их официального утверждения. .. figure:: img/hr_hr_admin_usercase.png Рис. Личная карточка пользователя Процесс "Прием на работу" -------------------------------------- Процесс приема сотрудника на работу, в общем случае, выглядит следующим образом: 1. Руководитель структурного подразделения инициирует служебную записку на оформление нового сотрудника, заполняя при этом все необходимые данные: ФИО, паспортные данные, адрес м/ж и прочее согласно установленной формы. 2. Руководитель структурного подразделения направляет служебную записку на согласование всем заинтересованным лицам согласно предустановленному маршруту, в том числе, сотруднику отдела кадров для проверки правильности и полноты заполненных данных. 3. После всех согласований будет автоматически создан профиль пользователя в разделе Резерв с заполненными Фамилия, Имя, Отчетсво. 4. После создания учетной записи и завершения соответствующего этапа маршрута происходит копирование данных в личную карточку пользователя. 5. Следующим этапом служебная записка попадает к сотруднику отдела кадров для создания трудового договора. 6. Созданный трудовой договор отправялется по маршруту согласования. 7. После всех согласований трудового договора и его регистрации, сотрудинку отдела кадров создается работа "Создать приказ". 8. Приказ, созданный на основании трудового договора, направляется по маршруту согласования. 9. После всех согласований приказа и его регистрации, пользователь автоматически назначается на должность. Согласование СЗ на оформление нового сотрудника ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Все поступившие на согласования или в работу сотруднику отдела кадров документы, отображаются в модуле "Потоки работ". .. figure:: img/hr_hr_hiring_note_approve.png Рис. модуль Потоки работ 2. Открыв документ двойным кликом, при требуемом согласовании, доступна кнопка "Согласовать", по нажатию на которую откроется окно для ввода комментария и выбора результата согласования. .. figure:: img/hr_hr_hiring_note_approve_2.png Рис. Согласование 3. В случае отказа в согласовании, служебная записка вернется на доработку инициатору. В случае успешного согласования, автоматически будет создан Профиль пользователя с заполненными данными, сотруднику отдела кадров придет работа "Создать трудовой договор". Создание трудового договора ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. При получении работы "Создать трудовой договор", сотруднику отдела кадров необходимо открыть двойным кликом документ и нажать кнопку "Создать трудовой договор". .. figure:: img/hr_hr_hiring_note_create_td_1.png Рис. Создание трудового договора 2. Откроется форма создания трудового договора, где будет автоматически предзаполненны данные сотрудника. .. figure:: img/hr_hr_hiring_note_create_td_2.png Рис. Форма трудового договора 3. Сотрудник отдела кадров проверяет, дозаполняет данные, нажимает кнопки "Сохранить" и "Отправить". .. figure:: img/hr_hr_hiring_note_create_td_3.png Рис. Заполненная форма 4. Трудовой договор запускается по маршруту. 5. Сотруднику отдела кадров приходит работа: "Распечатать, подписать, приложить скан-копию". 6. После выполнения всех этих действий, сотрудник отдела кадров может завершить работу, нажав на кнопку завершить. .. figure:: img/hr_hr_hiring_note_td_scan.png Рис. Завершение работы Здесь пользователю доступен выбор либо уже прикрепленных файлов к работе, либо выбор файла отсканированного трудового договора с компьютера. 7. После этого произойдет автоматическое копирование Трудового договора в личное дело пользователя. .. figure:: img/hr_hr_hiring_note_create_td_route.png Рис. Копирование трудового договора в личное дело 8. Затем трудовой договор будет направлен на создание приказа о приеме на работу. Создание приказа о приеме на работу ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. При получении работы "Создать приказ о приеме на работу" в потоках работ, необходимо открыть двойным кликом документ и нажать кнопку "Создать приказ о приеме". .. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create.png Рис. Создание приказа о приеме на работу 2. В открывшемся окне заполнить поля, которые не были заполнены автоматически, нажать кнопку "Отправить". .. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create_1.png Рис. Заполненная форма 3. По нажатию "Отправить", запускается маршрут согласования. 4. Подписи отображаются в листе подписей на приказе. 5. После всех согласований сотруднику отдела кадров создается работа "Распечатать, подписать, приложить скан-копию". .. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create_approve.png Рис. Созданная работа 6. После выполнения всех этих действий, сотруднику отдела кадров может завершить работу, нажав кнопку "Завершить". 7. В открывшеся окне пользователь выбирает скан-копию подписанного приказа. .. figure:: img/hr_hr_hiring_order_finish_work.png Рис. Подписанный приказ 8. Далее документ регистрируется в журнале регистрации приказов по сотрудникам. Для этого необходимо: * Открыть модуль "Хранилище" - "Документы" * Выбрать нужный журнал * В списке отобразится документ полученный на регистрацию. .. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create_registry.png Рис. Документ на регистрации 9. По нажатию двойным кликом на документ открывается окно регистрации документа. Сотруднику отдела кадров необходимо нажать кнопку "Зарегистрировать". .. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create_registry_1.png Рис. Окно регистрации документа 10. Далее автоматически: * Приказ о приеме на работу будет скопирован в Личное дело * Сотрудник будет назначен на должность. 11. После выполнения всех действий сотрудник, отдела кадров может завершить работу "Создать приказ о приеме" в своих потоках работ. 12. Для этого необходимо открыть двойным кликом документ и нажать кнопку "Завершить". 13. В появившемся окне, в меню указать ссылку на созданный приказ о приеме на работу и нажать кнопку "Готово". .. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create_registry_2.png Рис. Созданный приказ 14. После завершения работы "Создать приказ о приеме" автоматически будет запущен таймер, который за 5 дней до даты завершения испытательного срока создаст руководителю структурного подразделения работу "Запустить СЗ о завершении испытательного срока". Процесс "Перевод сотрудника на новую должность" ---------------------------------------------------- Согласование служебной записки о переводе ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Процесс перевода инциируется сотрудником или руководителем структурного подразделения с письменного согласия сотрудника (отсканированный вариант подписанного вручную заявления) путем создания служебной записки о переводе. Служебная записка о переводе, предварительно утвержденная согласующими лицами, попадает на согласование сотрудинку отдела кадров: 1. Для согласования служебной записки о переводе, необходимо открыть полученный в Потоках работ документ двойным кликом. 2. В открывшемся окне нажать кнопку "Согласовать" .. figure:: img/hr_hr_transfer_note_1.png Рис. Согласование перевода 3. После этого документ будет автоматически зарегистрирован в журнале кадровых служебных записок и направлен сотруднику отдела кадров на создание Приказа о переводе. Создание приказа о переводе ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Полученную в потоках работ работу "Создать приказ о переводе" необходимо открыть двойным кликом и в открывшемся окне нажать кнопку "Создать приказ о переводе". .. figure:: img/hr_hr_transfer_note_2.png Рис. Создание приказа 2. В открывшемся окне заполнить недостающие поля и нажать кнопку "Отправить". .. figure:: img/hr_hr_transfer_note_3.png Рис. Заполнение формы 3. После всех согласований, приказ о переводе попадет сотруднику отдела кадров в работу "Распечатать, подписать, приложить скан документа". 4. После совершения всех этих действий, необходимо нажать кнопку Завершить и выбрать файл отсканированного подписанного приказа. .. figure:: img/hr_hr_hiring_order_finish_work.png Рис. Завершение работы 4. Затем приказ о переводе попадает на регистрацию в Журнал регистрации приказов по сотрудникам. Регистрация приказа о переводе ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Чтобы зарегистрировать документ, необходимо открыть раздел "Хранилище"-"Документы", выбрать журнал приказов. .. figure:: img/hr_hr_transfer_order_2.png Рис. Документ на регистрации 2. Двойным кликом открывается окно регистрации приказа о переводе. Сотруднику отдела кадров необходимо нажать кнопку "Зарегистрировать". .. figure:: img/hr_hr_transfer_order_3.png Рис. Регистрация приказа 3. После регистрации пользователь будет автоматически переведен на новую должность, приказ о переводе будет добавлен в его личное дело. .. figure:: img/hr_hr_transfer_order_4.png Рис. Приказ добавлен в личное дело 4. После завершения маршрута по приказу, сотрудник отдела кадров может завершить работу "Создать приказ" в потоках работ. Для этого необходимо открыть документ, нажать кнопку "Завершить" и выбрать зарегистрированный приказ. .. figure:: img/hr_user_firing_note_4.png Рис. Завершение работы Процесс "Увольнение сотрудника" ---------------------------------------------------- Согласование заявления на увольнение ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Процесс увольвнения инциируется сотрудником или руководителем структурного подразделения с письменного согласия сотрудника (отсканированный вариант подписанного вручную заявления) путем создания Заявления на увольнение. Заявление, предварительно утвержденное согласующими лицами, попадает на согласование сотрудинку отдела кадров: 1. Для согласования заявления, необходимо открыть полученный в Потоках работ документ двойным кликом. 2. В открывшемся окне нажать кнопку "Согласовать". 3. После этого документ будет автоматически зарегистрирован в журнале кадровых служебных записок и направлен сотруднику отдела кадров на создание Приказа об увольнении. Создание приказа об увольнении ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Полученную в потоках работ работу "Создать приказ об увольнении" необходимо открыть двойным кликом и в открывшемся окне нажать кнопку "Создать приказ об увольнении". .. figure:: img/hr_hr_firing_note.png Рис. Создание приказа 2. В открывшемся окне заполнить недостающие поля и нажать кнопку "Отправить". .. figure:: img/hr_hr_firing_order_1.png Рис. Заполнение формы 3. После всех согласований, приказ о переводе попадет сотруднику отдела кадров в работу "Распечатать, подписать, приложить скан документа". 4. После совершения всех этих действий, необходимо нажать кнопку Завершить и выбрать файл отсканированного подписанного приказа. .. figure:: img/hr_hr_firing_order_2.png Рис. Завершение работы 5. Затем приказ о переводе попадает на регистрацию в Журнал регистрации приказов по сотрудникам. Регистрация приказа о переводе ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Чтобы зарегистрировать документ, необходимо открыть раздел "Хранилище"-"Документы", выбрать журнал приказов. .. figure:: img/hr_hr_firing_order_3.png Рис. Документ на регистрации 2. Двойным кликом открывается окно регистрации приказа о переводе. Сотруднику отдела кадров необходимо нажать кнопку "Зарегистрировать". .. figure:: img/hr_hr_firing_order_4.png Рис. Регистрация документа 3. После регистрации пользователь будет автоматически переведен на новую должность, приказ о переводе будет добавлен в его личное дело. .. figure:: img/hr_hr_firing_order_5.png Рис. Приказ добавлен в личное дело 4. После завершения маршрута по приказу, сотрудник отдела кадров может завершить работу "Создать приказ" в потоках работ. Для этого необходимо открыть документ, нажать кнопку "Завершить" и выбрать зарегистрированный приказ. .. figure:: img/hr_hr_firing_note_1.png Рис. Завершение работы Процесс "Командирование сотрудника" ---------------------------------------------------- Создание приказа о командировании ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Полученную в потоках работ работу "Создать приказ о командировании" необходимо открыть двойным кликом и в открывшемся окне нажать кнопку "Создать приказ о командировании". .. figure:: img/hr_hr_btrip_note.png Рис. Создание приказа 2. В открывшемся окне заполнить недостающие поля и нажать кнопку "Отправить". .. figure:: img/hr_hr_btrip_order_1.png Рис. Заполнение формы 3. После всех согласований, приказ о командировании попадет сотруднику отдела кадров в работу "Распечатать, подписать, приложить скан документа". 4. После совершения всех этих действий, необходимо нажать кнопку Завершить и выбрать файл отсканированного подписанного приказа. .. figure:: img/hr_hr_btrip_order_2.png Рис. Завершение работы 5. Затем приказ о комаднировании попадает на регистрацию в Журнал регистрации приказов по сотрудникам, где может быть зарегистрирован аналогичным регистрации других приказов образом. 6. После регистрации документ автоматически копируется в личное дело сотрудника 7. По завершению маршрута по приказу, сотрудник отдела кадров может завершить работу в потоках работ. Для этого необходимо открыть документ, нажать кнопку "Завершить" и выбрать зарегистрированный приказ. .. figure:: img/hr_hr_btrip_note_1.png Рис. Завершение работы сотрудником отдела кадров Процесс "Отпуск сотрудника" ---------------------------------------------------- В системе присутствуют формы заявлений и приказов по следующим видам отпусков: * Трудовой отпуск * Отпуск без содержания * Отпуск по беременности и родам * Отпуск по уходу за ребенком * Учебный отпуск По каждому из видов отпусков процессы реализованы аналогичным образом. Рассмотрим на примере одного из них: Согласование заявления на отпуск ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Заявление, предварительно утвержденное согласующими лицами, попадает на согласование сотрудинку отдела кадров: 1. Для согласования заявления, необходимо открыть полученный в Потоках работ документ двойным кликом. 2. В открывшемся окне нажать кнопку "Согласовать". 3. После этого документ будет автоматически зарегистрирован в журнале кадровых служебных записок и направлен сотруднику отдела кадров на создание Приказа на отпуск. Создание приказа на отпуск ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Полученную в потоках работ работу "Создать приказ на отпуск" необходимо открыть двойным кликом и в открывшемся окне нажать кнопку "Создать приказ на отпуск". .. figure:: img/hr_hr_leave_note.png Рис. Создание приказа 2. В открывшемся окне заполнить недостающие поля и нажать кнопку "Отправить". .. figure:: img/hr_hr_leave_order_1.png Рис. Заполнение формы 3. После всех согласований, приказ на отпуск попадет сотруднику отдела кадров в работу "Распечатать, подписать, приложить скан документа". 4. После совершения всех этих действий, необходимо нажать кнопку Завершить и выбрать файл отсканированного подписанного приказа. .. figure:: img/hr_hr_leave_order_2.png Рис. Завершение работы 4. Затем приказ на отпуск попадает на регистрацию в Журнал регистрации приказов по сотрудникам. Регистрация приказа на отпуск ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 1. Чтобы зарегистрировать документ, необходимо открыть раздел "Хранилище"-"Документы", выбрать журнал приказов. 2. Двойным кликом открывается окно регистрации приказа о переводе. Сотруднику отдела кадров необходимо нажать кнопку "Зарегистрировать". 3. После регистрации приказ автоматически будет добавлен в личное дело сотрудника. 4. После завершения маршрута по приказу, сотрудник отдела кадров может завершить работу "Создать приказ на отпуск" в потоках работ. Для этого необходимо открыть документ, нажать кнопку "Завершить" и выбрать зарегистрированный приказ. .. figure:: img/hr_hr_leave_note_1.png Рис. Завершение работы Реестры кадровых документов -------------------------------------- Все документы, создаваемые по установленным формам, доступны к просмотру в разделе "Реестры" модуля "Хранилище". .. figure:: img/hr_hr_registries.png Рис. документы в Реестре