3. Условные обозначения

В настоящем документе используются следующие определения, сокращения и аббревиатуры:

  • ОС - операционная система;
  • ИС - информационная система;
  • Система - ИС «Workflow»;
  • НУЦ РК - Национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан;
  • ЭЦП - Электронная цифровая подпись;
  • СЭД - Система электронного документооборота;
  • СУБД - система управления базами данных;
  • Справочник - перечень заранее определенных значений параметров объектов системы;
  • Форма - тип файла в Платформе, предназначенный для сбора и отображения структурированных данных;
  • Реестр - способ представления данных по Форме в табличном виде;
  • Запись - документ на основе Формы в Реестре.
  • Работа - объект системы, представляющий собой сформулированное автором требование выполнить действие за конечное время и возложенное на конкретного исполнителя (ответственного).
  • Приоритет - атрибут работы, определяющий важность её исполнения. Названия и параметры имеют возможность настройки.
  • Нагрузка - атрибут работы, определяющий время, выделенное на выполнение данной работы. Нагрузка может быть выражена в количестве часов в день, в количестве часов всего, в количестве рабочих дней, в проценте от рабочего времени. Данный параметр работы участвует в формулах расчета общей нагрузки пользователя и его эффективности.
  • Прогресс - атрибут работы, характеризующий процент её выполнения (от 0% до 100%).
  • Статус - атрибут работы, определяющий статус работы в системе:
    • зависящий от прогресса ее исполнения и типа:
      • «в работе»;
      • «ожидание» (<100%);
      • «завершена»;
      • «согласовано»/ «не согласовано», «ознакомлен», «утверждено»/ «не утверждено» (=100%);
    • не зависящий от прогресса:
      • «удалена».
  • Маршрут - многократно используемый набор Работ и правил переходов, связанных последовательно и/или параллельно, направленных на достижение заранее определённого результата.
  • Протокол - документ, определенный особым набором параметров (номер, тема,повестка) и набором протокольных поручений (работ по протоколу).
  • Резолюция - набор работ, определяющий решение автора резолюции по документу.
  • Передать работу - функция изменения ответственного за исполнение работы пользователя. При применении этой функции текущая работа завершается, создается новая для указанного пользователя.
  • Перепоручить работу - функция добавления соисполнителей к текущей работе. При применении этой функции создаются дочерние работы к данной на каждого соисполнителя.
  • Переслать работу - функция отправки документа пользователю системы или на указанный e-mail адрес.
  • Взять на контроль - функция, позволяющая пользователю контролировать ход исполнения работы путем отображения её в фильтре работ «на контроле» и получения уведомлений по ней.
  • Фильтры работ - способ группировки работ в зависимости от их свойств и по отношению пользователя к работе (на исполнении, на контроле).
  • Согласование - работа, требующая в качестве своего завершения выбора одного из пунктов: согласовано или не согласовано, позволяющая также при выборе ввести комментарий.
  • Утверждение - работа, требующая в качестве своего завершения выбора одного из пунктов: утверждено или не утверждено, позволяющая также при выборе ввести комментарий.
  • Ознакомление - работа, требующая в качестве своего завершения выбора пункта: ознакомился.
  • Документ - именованный контейнер в Хранилище, содержащий реквизиты и файлы, а также их версии. Реквизиты содержат: Карточку документа (в зависимости от типа), Ход исполнения, Изменения в документе, Листы подписей.
  • Дочерний документ - документ, созданный на основании данного. Связь «основание - дочерний» отображается в карточке документа.
  • Основание документ - документ, на основании которого был создан данный. Связь «основание - дочерний» отображается в карточке документа.
  • Журнал - нумерованная таблица учёта документов, необходимая для однозначной идентификации документа и возможности быстрого поиска.
  • Сотрудник канцелярии - роль пользователя в системе, определяющая возможность просматривать журналы, а также производить действия (просмотр, регистрация, редактирование, отклонение) с документами в журнале в соответствии с правами доступа к журналу.
  • Сотрудник отдела кадров - роль пользователя в системе, определяющая доступ к реестрам кадровых документов, личным делам пользователей и их личным карточкам.
  • Дело - способ группировки зарегистрированных документов, обладающий атрибутом - срок хранения.
  • Личное дело - способ группировки кадровых документов по одному пользователю.
  • Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований Дел, заводимых в организации, оформленный в установленном порядке.