# Synergy Employee: руководство по внедрению

## Назначение документа

Целью данного документа является предоставление информации о конфигурации набора процессов, в частности — детализированное описание:

- созданных объектов;
- произведенных настроек;
- предполагаемого процесса работы в системе согласно назначению набора процессов.

Данный документ также может содержать дополнительные инструкции по возможным сценариям кастомизации существующей функциональности, советы и рекомендации.

## Методология внедрения

### Получение ресурсов (боевого и тестового стенда)

Программное обеспечение:

- ОС Debian GNU/Linux (jessie, wheezy);
- хранилище Jackrabbit;
- поисковые индексы Lucene.

Аппаратные требования:

- CPU: 8 ядер;
- ОЗУ: 16 ГБ;
- HDD/SSD: не менее 10 ГБ свободного дискового пространства.

Предупреждение

Настоятельно рекомендуем развернуть тестовый стенд, полностью дублирующий конфигурацию системы боевого сервера, — для диагностики и воспроизведения потенциальных проблем, тестирования обновлений и изменений конфигурации.

### Установка и настройка системы

Для установки системы на боевом и тестовом стендах воспользуйтесь Инструкцией по установке (см. также раздел «Инструкция по установке Arta Synergy Employee» данного документа).

### Кастомизация процессов по факту выявленных пожеланий

1. Для выявления пожеланий по изменению стандартной конфигурации процессов, устанавливаемой по умолчанию, рекомендуется провести демонстрацию всем заинтересованным лицам проекта, в том числе конечным пользователям.
2. Все пожелания и замечания к процессам должны быть задокументированы и проанализированы на предмет сложности и сроков адаптации под данные требования.
3. В качестве вспомогательного инструмента к определению необходимых настроек в системе для реализации тех или иных пожеланий рекомендуется ознакомиться со Структурой набора процессов, а также Руководством разработчика.

Предупреждение

Настоятельно рекомендуем провести полное тестирование всех процессов после произведения настроек конфигурации.

### Обучение сотрудников работе в системе

1. Все сотрудники организации, которым в рамках проекта предполагается обучение, могут быть объединены в группы согласно осуществляемым ими ролям (канцелярия, отдел кадров, исполнители, руководители и т. д.).
2. Рекомендуем адаптировать руководство пользователя, представленное по умолчанию, согласно произведенным изменениям конфигурации, оргструктуре компании и прочей специфике проекта.
3. В первую очередь должны быть обучены сотрудники, исполняющие основные роли в процессах, попадающих под опытную эксплуатацию.

### Опытная эксплуатация

1. Процесс опытной эксплуатации представляет собой имитацию полноценной работы системы в боевом режиме, но в меньших масштабах. Это может быть прогон основных боевых процессов на выделенном подразделении или на определенной категории документов.
2. Продолжительность процесса опытной эксплуатации зависит от масштабов проекта и количества внедряемых одновременно процессов.
3. Результатом опытной эксплуатации должен являться подтвержденный всеми заинтересованными сторонами факт готовности системы к использованию в промышленном режиме.
4. В случае выявления замечаний в ходе опытной эксплуатации должны быть произведены соответствующие настройки в системе, и измененные процессы должны быть протестированы повторно.

Примечание

Рекомендуем адаптировать руководство пользователя, представленное по умолчанию, согласно произведенным изменениям конфигурации, оргструктуре компании и прочей специфике проекта.

### Запуск в промышленную эксплуатацию

1. Переход к промышленной эксплуатации осуществляется после успешного завершения опытной эксплуатации и подтверждения готовности процессов всеми заинтересованными сторонами.
2. В промышленном режиме процессы используются в полном объеме всеми предусмотренными подразделениями и пользователями организации.
3. К моменту ввода в промышленную эксплуатацию рекомендуется убедиться, что пользовательская документация соответствует фактической конфигурации системы и учитывает особенности организационной структуры и бизнес-процессов компании.
4. При необходимости внесения изменений в процессы, находящиеся в промышленной эксплуатации, рекомендуется выполнять их разработку и предварительное тестирование на тестовом стенде, конфигурация которого соответствует промышленной среде.
5. Перенос изменений в промышленную эксплуатацию следует осуществлять только после успешного завершения тестирования.

## Инструкция по установке Arta Synergy Employee

### Предварительные требования

Важно

Для работы системы требуется:

- установить Arta Synergy 5.1 simon (инструкция по установке);
- в подсистеме администрирования обновить БД и процессы.

### Подключение репозиториев

(Раздел заполняется в соответствии с актуальной инструкцией по подключению репозиториев.)

### Установка приложений

Вместе с конфигурацией Employee устанавливается приложение SynergyApp — надстройка, позволяющая использовать на одном стенде несколько приложений (модулей), — а также модули и приложения, необходимые для корректной работы набора процессов.

Примечание

После установки приложения необходимо зайти в Конструктор и для всех связанных приложений (workflow — Потоки работ, registry — Реестры, contracts — Договоры, documents — Документы, documentInfo — Информация о документе, basement — Synergy App, knowledge — KNOWLEDGE, employees — Сотрудники) в свойствах указать логин и пароль служебного пользователя с правами администратора.

Если есть необходимость добавить в SynergyApp другие приложения (модули) — смотрите Инструкцию по настройке SynergyApp.

После установки обязательно выполнить пункты Инструкции по первичной настройке.

## Структура набора

### Как все устроено

Employee состоит из 3 групп процессов:

- Workflow — документооборот и кадровые процессы;
- Knowledge — обучение сотрудников и база знаний (инструкций);
- Services — внутренние сервисы, заявки и SLA.

В IDE объекты, относящиеся к каждой группе, размещены в одноименных папках. Форма и реестр — отдельные объекты конфигурации; в таблицах ниже они приведены парами по процессам.

### Workflow

В системе Synergy Workflow реализованы кадровые процессы и документооборот. Ниже приведен полный перечень объектов конфигурации по процессам.

#### Прием

Форма | Реестр
--- | ---
СЗ на оформление нового сотрудника | СЗ на оформление нового сотрудника
Приказ о приеме на работу | Приказы о приеме на работу
Трудовой договор | Трудовые договоры

#### Переводы

Форма | Реестр
--- | ---
СЗ на перевод сотрудника | СЗ о переводе сотрудника
Приказ о переводе сотрудника | Приказы о переводе сотрудников

#### Увольнение

Форма | Реестр
--- | ---
Заявление об увольнении | Заявление об увольнении
Приказ об увольнении | Приказы об увольнении

#### Отпуска

Заявления

Форма | Реестр
--- | ---
Заявление на отпуск | Заявления на отпуск
Заявление на отпуск без содержания | Заявления на отпуск без содержания
Заявление на отпуск по беременности и родам | Заявления на отпуск по беременности и родам
Заявление на отпуск по уходу за ребенком | Заявления на отпуск по уходу за ребенком
Заявление на выход из отпуска по уходу за ребенком | Заявление на выход из отпуска по уходу за ребенком
Заявление на учебный отпуск | Заявления на учебный отпуск

Приказы

Форма | Реестр
--- | ---
Приказ на отпуск | Приказы на отпуск
Приказ об отпуске без содержания | Приказы об отпуске без содержания
Приказ об отпуске по беременности и родам | Приказы об отпуске по беременности и родам
Приказ об отпуске по уходу за ребенком | Приказы об отпуске по уходу за ребенком
Приказ об учебном отпуске | Приказы об учебном отпуске

Отзыв из отпуска

Форма | Реестр
--- | ---
Служебная записка об отзыве из отпуска | Служебные записки об отзыве из отпуска
Приказ об отзыве из отпуска без содержания | Приказы об отзыве из отпуска без содержания
Приказ об отзыве из отпуска по уходу за ребенком | Приказы об отзыве из отпуска по уходу за ребенком
Приказ об отзыве из трудового отпуска | Приказы об отзыве из трудового отпуска
Приказ об отзыве из учебного отпуска | Приказы об отзыве из учебного отпуска

#### Командирование

Форма | Реестр
--- | ---
СЗ на командирование | СЗ на командирование
Приказ о командировании | Приказы о командировании

#### Общего вида

Форма | Реестр
--- | ---
Служебная записка | Служебные записки
Приказ общего вида | Приказы общего вида

#### Учет рабочего времени и прочее

Объект | Состав
--- | ---
Больничный | Форма и карточка; реестр «Больничные листы»
Командировки сотрудника | Форма и карточка
Отпуска сотрудника | Форма и карточка
Трудовые отношения | Форма и карточка
Инициация сбора табелей за месяц | Форма и реестр
Табель за месяц | Форма и реестр
Табель за полмесяца | Форма и реестр
Настройка приказов (прием/перевод/увольнение) для ТУРВ | Форма и реестр
Настройка табеля учета рабочего времени | Форма и реестр
Режим рабочего времени (график работы) | Форма и реестр
Справочник праздников | Форма и реестр

#### Журналы регистрации

- Журнал регистрации заявлений
- Журнал регистрации входящих документов
- Журнал регистрации исходящих документов
- Журнал регистрации приказов
- Журнал регистрации служебных записок

#### Справочники

Справочник | Используется в
--- | ---
Будни / выходные / праздники | Справочник праздников
Направление командирования | Служебные записки и приказы о командировании
Тип транспорта | Служебные записки и приказы о командировании

#### Отчеты

- Штатная расстановка
- Штатное расписание

#### Группы доступа

- Admin
- HR

#### Список блокирующих процессов Workflow

Идентификатор процесса | Назначение
--- | ---
`event.blocking.interpreter.timesheet.init` | Инициация табеля. Учитываются: период (месяц/полмесяца), тип табеля (на одного сотрудника или на подразделение), а также необходимость добавления руководителя (отдельная должность)
`event.blocking.interpreter.timesheet.fill_table` | Заполнение табеля. Учитываются ставки должности и приказы по сотруднику за выбранный период
`event.blocking.interpreter.copy_btrip_to_usercard` | Копирование данных командировки в карточку пользователя
`event.blocking.interpreter.create_user` | Создание пользователя и заполнение карточки пользователя при приеме на работу
`event.blocking.interpreter.copy_back_vacation_to_usercard` | Копирование данных по отзыву из отпуска в карточку отпусков пользователя
`event.blocking.interpreter.copy_child_vacation_to_usercard` | Копирование данных отпуска по уходу за ребенком в карточку отпусков пользователя
`event.blocking.interpreter.copy_pregnancy_vacation_to_usercard` | Копирование данных отпуска по беременности и родам в карточку отпусков пользователя
`event.blocking.interpreter.copy_study_vacation_to_usercard` | Копирование данных учебного отпуска в карточку отпусков пользователя
`event.blocking.interpreter.copy_unpaid_vacation_to_usercard` | Копирование данных об отпуске без сохранения заработной платы в карточку отпусков пользователя
`event.blocking.interpreter.copy_vacation_to_usercard` | Копирование данных об оплачиваемом трудовом отпуске в карточку отпусков пользователя

### Knowledge

В системе Synergy Knowledge реализованы процессы обучения сотрудников и ведения базы знаний.

#### Каталог инструкций / обучающих курсов

Форма | Реестр
--- | ---
Урок | Обучающие инструкции (уроки)
Обучающий курс | Обучающие курсы
Группа курсов | Группы курсов

#### Каталог профилей обучения

Форма | Реестр
--- | ---
Профиль обучения | Профиль обучения

#### Каталог обучающихся

Форма | Реестр
--- | ---
Карточка сотрудника | Карточка сотрудника
ИПР | ИПР

#### История прохождения курсов

Форма | Реестр
--- | ---
История прохождения курсов | История прохождения курсов

#### Итоговые задания

Форма | Реестр
--- | ---
Тестовый вопрос | Тестовые вопросы
Форма завершения подтверждения практического задания | — (только форма)

#### Сбор обратной связи

Форма | Реестр
--- | ---
Анкета эффективности обучения | Анкета эффективности обучения

#### Справочники

Справочник | Используется в
--- | ---
Статусы для ИПР | ИПР
Статусы пользователя | Карточка сотрудника

#### Группы доступа

- Обучающиеся
- Менеджер обучения

#### Список блокирующих процессов Knowledge

Идентификатор процесса | Назначение
--- | ---
`event.blocking.interpreter.changeSkills` | Перенос списка обязательных к прохождению курсов из Профиля обучения в Карточку сотрудника
`event.blocking.interpreter.courseCompleted` | Выставление курсу статуса «Завершен» после успешного выполнения Итогового задания
`event.blocking.interpreter.matching.result_approve` | Копирование результатов проверки практического задания Менеджером обучения (статус + комментарий) из формы завершения в Историю прохождения курса

### Services

В системе Synergy Services реализованы процессы обработки обращений, контроля SLA и ведения каталогов услуг.

#### Обращения

Форма | Реестр
--- | ---
Обращение | Реестр обращений

#### Каталог услуг / сервисов

Форма | Реестр
--- | ---
Сервис | Сервисы

#### Каталог поставщиков

Форма | Реестр
--- | ---
Внешний поставщик | Внешние поставщики

#### Справочники

Справочник | Используется в
--- | ---
Приоритеты инцидента | Обращения / SLA
Статусы обращений | Обращения

#### Отчеты

- SLA-отчет по обращениям
- Отчет по загрузке сервиса
- Отчет по качеству исполнения
- Отчет по структуре обращений

#### Список блокирующих процессов Services

Идентификатор процесса | Назначение
--- | ---
`event.blocking.interpreter.services_status_in_progress` | Смена статуса обращения на статус «В процессе»
`event.blocking.interpreter.services_status_rating` | Смена статуса обращения на статус «Ожидает оценки пользователя»
`event.blocking.interpreter.services_status_completed` | Смена статуса обращения на статус «Закрыто»

## Инструкция по первичной настройке

Для каждой группы процессов первичная настройка начинается с двух общих шагов:

1. Внести организационную структуру (если не была внесена ранее). В ней обязательно должны присутствовать сотрудники с ролями, указанными в таблице ниже; пользователи должны быть добавлены в группы, соответствующие их ролям.
2. Раздать права на реестры и журналы согласно указанным ролям.

Группа процессов | Обязательные роли
--- | ---
Workflow | Сотрудник канцелярии; сотрудник отдела кадров/HR (для внедрения процессов кадрового делопроизводства)
Knowledge | Менеджер обучения; обучающиеся
Services | Отдельные роли не выделены — права раздаются согласно ролям, предусмотренным настройкой реестров

Дальнейшие шаги зависят от группы процессов и описаны в подразделах ниже.

### Workflow

1. Настроить формы согласно внутренним потребностям компании.

   Примечание

   В текущей конфигурации на формах приказов и трудовых договоров присутствуют компоненты Должности и ФИО руководителя организации (от имени которого запускаются приказы). Их необходимо заполнить соответствующими значениями.

2. Настроить маршруты реестров согласно внутренним потребностям компании.

   Настройка форм и маршрутов осуществляется в IDE платформы. Подробные инструкции приведены в обучающих курсах по платформе.

3. Настроить печатную версию для QR-code.

   На страницы «Просмотр документа» и «Информация» ведут ссылки в QR-кодах из печатной версии документа: `qr_code_for_signlist` и `qr_code_for_document`.

   Для того, чтобы QR-коды были корректно добавлены в печатное представление, необходимо в печатном представлении добавить две картинки и дать им названия `qr_code_for_document` и `qr_code_for_signlist`.

### Knowledge

1. Добавить обучающие курсы, профили обучения и т. д. Подробная инструкция приведена в Руководстве пользователя.

### Services

1. Внести данные в реестры «Внешние поставщики», «Сервисы» и т. д. Подробная инструкция приведена в Руководстве пользователя.

Read the Docs v: latest

Versions
  latest

Downloads
  pdf
  docx
  htmlzip
  epub

On Read the Docs
  Project Home
  Builds

Free document hosting provided by Read the Docs.