Содержание¶
Цели создания¶
Целью создания Synergy Workflow является предоставление следующих ключевых возможностей:
- контроль поручений и протоколов;
- организационно-распорядительный документооборот;
- кадровый учёт и делопроизводство;
- отчет об исполнительской дисциплине.
Стандартные процессы¶
Основные процессы, которые включает в себя Synergy Workflow:
- Канцелярия и контроль исполнительской дисциплины
Код процесса | Наименование процесса | Выход | Ценность |
CA01 | Формирование и актуализация номенклатуры дел | Утвержденная структура хранения документов | Все документы классифицированы |
CA02 | Регистрация входящего документа | Запись в журнале и карточка документа | Документ взят на учет и может быть отслежен |
CA03 | Регистрация исходящего документа | Запись в журнале и карточка документа | Документ взят на учет и может быть отслежен |
CA08 | Регистрация приказов по основной деятельности | Запись в журнале об изданном приказе | База нормативных актов работодателя |
CA09 | Регистрация распоряжений по основной деятельности | Запись в журнале об изданном приказе | Документ взят на учет и может быть отслежен |
CA10 | Регистриция служебных записок | Журнал регистрации служебных записок | Служебная записка взята на учет |
CA11 | Формирование поручения | Зарегистрированное поручение | Поручение взято на контроль |
CA12 | Формирование резолюции (поручения) по документу | Зарегистрированные поручения по документу | Поручения по документу взяты на контроль |
CA13 | Формирование протокола поручений | Зарегистрированный протокол и поручения по нему | Поручения по протоколу взяты на контроль |
CA14 | Актуализация статуса исполнения поручения | Актуальный статус исполнения поручения | Известен текущий статус поручения |
CA15 | Завершить поручение и снять с контроля | Подтверждение исполнения и снятие с контроля | Известен текущий статус поручения |
CA17 | Списание исполненного документа в дело (по номенклатуре дел) | Документ внесён в дело на хранение | Хранится история исполненных документов |
CA18 | Поиск документа по полям карточки и содержимому в делах | Искомый документ | Быстрый поиск документов |
- Согласования и утверждения
Код процесса | Наименование процесса | Выход | Ценность |
AP01 | Формирование и отправка проекта документа на знакомление, согласование и утверждение проекта документа | Утвержденный документ | Экономия времени на движение документа |
AP02 | Получение информации о движении документа | Актуальный статус движения документа | Возможность отслеживания движения документа |
- Кадровый учёт и делопроизводство
Код процесса | Наименование процесса | Выход | Ценность |
HR02 | Оформление приказа на прием сотрудника | Регистрация приказа в журнале и занесение в личное дело | Ведение кадрового учета в соответствии с законодательством и снижение трудозатрат на ведение учета |
HR04 | Оформление приказа на перевод сотрудника | Регистрация приказа в журнале и занесение в личное дело | Ведение кадрового учета в соответствии с законодательством и снижение трудозатрат на ведение учета |
HR05 | Оформление приказа на командирование сотрудника | Регистрация приказа в журнале и занесение в личное дело | Ведение кадрового учета в соответствии с законодательством и снижение трудозатрат на ведение учета |
HR06 | Оформление приказа на отпуск сотрудника | Регистрация приказа в журнале и занесение в личное дело | Ведение кадрового учета в соответствии с законодательством и снижение трудозатрат на ведение учета |
HR07 | Оформление приказов по поощерениям и дисциплинарным взысканиям | Регистрация приказа в журнале и занесение в личное дело | Ведение кадрового учета в соответствии с законодательством и снижение трудозатрат на ведение учета |
HR11 | Выдача сотруднику справки с места работы и размере оклада | Регистрация приказа в журнале и занесение в личное дело | Ведение кадрового учета в соответствии с законодательством и снижение трудозатрат на ведение учета |
HR12 | Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников | Инициация и формирование табеля учета рабочего времени | Учет фактически отработанного и пропущенного рабочего времени, контроль соблюдения рабочего графика |
Система должна содержать следущие преднастроенные процессы (в коробке по умолчанию):
- Контроль поручений:
- Управление поручениями (работами)
- Управление протоколами совещаний
- Документооборот:
- Входящая корреспонденция (1 журнал регистрации)
- Исходящая корреспонеденция (1 журнал регистрации)
- Резолюции и контроль исполнения документов
- Архив (5 номенклатурных дел)
- Внутренняя переписка (1 журнал регистрации, 1 форма и реестр служебных записок)
- Кадровое делопроизводство:
- Прием (2 формы и 2 реестра служебных записок, 1 форма и реестр приказов на прием, 1 форма и реестр трудовых договоров)
- Перевод (1 форма и реестр служебных записок на перевод, 1 форма и реестр приказов на перевод)
- Увольнения (1 форма и реестр заявлений на увольнение, 1 форма и реестр приказов на увольнение)
- Отпуски (5 форм и реестров заявлений на отпуск, 5 форм и реестров приказов на отпуск, 5 форм и реестров об отзыве из отпуска)
- Командирования (1 форма и реестр служебных записок на командирование, 1 форма и реестр приказов на командирование)
- Штатное расписание, расстановка, кадровый резерв
- Ведение личных дел/личных карточек по сотрудникам.
Условные обозначения¶
В настоящем документе используются следующие определения, сокращения и аббревиатуры:
- ОС - операционная система;
- ИС - информационная система;
- Система - ИС «Workflow»;
- НУЦ РК - Национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан;
- ЭЦП - Электронная цифровая подпись;
- СЭД - Система электронного документооборота;
- СУБД - система управления базами данных;
- Справочник - перечень заранее определенных значений параметров объектов системы;
- Форма - тип файла в Платформе, предназначенный для сбора и отображения структурированных данных;
- Реестр - способ представления данных по Форме в табличном виде;
- Запись - документ на основе Формы в Реестре.
- Работа - объект системы, представляющий собой сформулированное автором требование выполнить действие за конечное время и возложенное на конкретного исполнителя (ответственного).
- Приоритет - атрибут работы, определяющий важность её исполнения. Названия и параметры имеют возможность настройки.
- Нагрузка - атрибут работы, определяющий время, выделенное на выполнение данной работы. Нагрузка может быть выражена в количестве часов в день, в количестве часов всего, в количестве рабочих дней, в проценте от рабочего времени. Данный параметр работы участвует в формулах расчета общей нагрузки пользователя и его эффективности.
- Прогресс - атрибут работы, характеризующий процент её выполнения (от 0% до 100%).
- Статус - атрибут работы, определяющий статус работы в системе:
- зависящий от прогресса ее исполнения и типа:
- «в работе»;
- «ожидание» (<100%);
- «завершена»;
- «согласовано»/ «не согласовано», «ознакомлен», «утверждено»/ «не утверждено» (=100%);
- не зависящий от прогресса:
- «удалена».
- Маршрут - многократно используемый набор Работ и правил переходов, связанных последовательно и/или параллельно, направленных на достижение заранее определённого результата.
- Протокол - документ, определенный особым набором параметров (номер, тема,повестка) и набором протокольных поручений (работ по протоколу).
- Резолюция - набор работ, определяющий решение автора резолюции по документу.
- Передать работу - функция изменения ответственного за исполнение работы пользователя. При применении этой функции текущая работа завершается, создается новая для указанного пользователя.
- Перепоручить работу - функция добавления соисполнителей к текущей работе. При применении этой функции создаются дочерние работы к данной на каждого соисполнителя.
- Переслать работу - функция отправки документа пользователю системы или на указанный e-mail адрес.
- Взять на контроль - функция, позволяющая пользователю контролировать ход исполнения работы путем отображения её в фильтре работ «на контроле» и получения уведомлений по ней.
- Фильтры работ - способ группировки работ в зависимости от их свойств и по отношению пользователя к работе (на исполнении, на контроле).
- Согласование - работа, требующая в качестве своего завершения выбора одного из пунктов: согласовано или не согласовано, позволяющая также при выборе ввести комментарий.
- Утверждение - работа, требующая в качестве своего завершения выбора одного из пунктов: утверждено или не утверждено, позволяющая также при выборе ввести комментарий.
- Ознакомление - работа, требующая в качестве своего завершения выбора пункта: ознакомился.
- Документ - именованный контейнер в Хранилище, содержащий реквизиты и файлы, а также их версии. Реквизиты содержат: Карточку документа (в зависимости от типа), Ход исполнения, Изменения в документе, Листы подписей.
- Дочерний документ - документ, созданный на основании данного. Связь «основание - дочерний» отображается в карточке документа.
- Основание документ - документ, на основании которого был создан данный. Связь «основание - дочерний» отображается в карточке документа.
- Журнал - нумерованная таблица учёта документов, необходимая для однозначной идентификации документа и возможности быстрого поиска.
- Сотрудник канцелярии - роль пользователя в системе, определяющая возможность просматривать журналы, а также производить действия (просмотр, регистрация, редактирование, отклонение) с документами в журнале в соответствии с правами доступа к журналу.
- Сотрудник отдела кадров - роль пользователя в системе, определяющая доступ к реестрам кадровых документов, личным делам пользователей и их личным карточкам.
- Дело - способ группировки зарегистрированных документов, обладающий атрибутом - срок хранения.
- Личное дело - способ группировки кадровых документов по одному пользователю.
- Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований Дел, заводимых в организации, оформленный в установленном порядке.
Требования к разработке ИС «SYNERGY Workflow»¶
Общие требования к Системе¶
- Система должна поддерживать работу на следующих серверных ОС: Linux, BSD, Solaris (рекомендуется использовать ОС Debian GNU/Linux версий 8.0 - 9.0 (amd64).
- Система должна поддерживать работу на реляционных СУБД и на noSQL СУБД.
- Система не должна требовать обязательного приобретения дополнительных компонентов (лицензии на ОС, на СУБД и т.п.).
- Система должна поддерживать шифрование подключений с помощью протокола SSL (HTTPS).
- Система должна поддерживать работу с распределённым хранилищем данных.
- Система должна обеспечивать возможность распределенной работы и удаленного доступа к ресурсам и объектам.
- Система должна поддерживать работу в архитектуре Internet/Intrаnet.
- Система должна предоставлять Web-интерфейс, который не требует установки клиентской части. Система должна поддерживать интернет-браузеры Google Chrome, Mozilla Firefox актуальных версий.
- Система должна предоставлять возможность реализовывать пользовательские интерфейсы, используя HTML и/или JavaScript.
- Система должна предоставлять комплект средств разработки (Software Development Kit - SDK), включая:
- REST API;
- способы авторизации: сессионная, по логину и паролю, по ключам;
- события, возникающие в различных точках исполняемого кода при выполнении определённых условий;
- очереди сообщений;
- поддержку плагинов;
- JavaScript интерпретаторы.
- Система должна предоставлять инструментарий для локализации языка интерфейса. Система должна обеспечить возможность добавлять и настраивать неограниченное количество языков без программирования в процессе эксплуатации. А также позволять изменять переводы в режиме реального времени, без остановки системы и без применения сторонних инструментов.
- Система должна предоставлять возможность администрирования организационной структуры, функциональных ролей и учетных записей пользователей.
- Система должна предоставлять возможность регулирования доступа к объектам системы в соответствии с правами доступа пользователя.
- Система должна предоставлять возможность создания, редактирования форм в визуальном редакторе форм.
- Система должна предоставлять инструмент управления бизнес-процессами, поддерживающий нотацию BPMN.
- Система должна предоставлять дизайнер бизнес-процессов. Создание и редактирование бизнес-процессов должно выполняться в рабочем пространстве дизайнера бизнес-процессов.
- Система должна поддерживать версионность документов.
Требования к модулям Системы¶
- Система должна предоставлять доступ пользователям к модулю поручений.
- Система должна предоставлять доступ пользователям к модулю документооборота.
- Система должна предоставлять доступ пользователям к модулю настроек документоборота.
- Система должна предоставлять доступ пользователям к модулю кадрового учета и делопроизводства.
- Система должна предоставлять доступ пользователям к модулю настроек кадрового учета и делопроизводства.
Требования к модулю поручений¶
- Модуль должен предоставлять возможность создания работ с указанием названия, сроков исполнения, приоритета, ответственного и соисполнителей, а также указанием дополнительной информации: нагрузка, ключевые слова, комментарии, вложения, форма завершения.
- Модуль должен предоставлять возможность создания протоколов. В результате запуска протокола система должна автоматически создавать протокольные поручения.
- Модуль должен предоставлять возможность создания проектов документов с указанием краткого содержания, типов документов, сроков исполнения.
- Модуль должен предоставлять возможность редактирования работы и проекта документа в соответствии с правами доступа и статусом работы.
- Модуль должен предоставлять возможность комментирования работы и проекта документа, просмотра и прикрепления вложений в соответствие с правами доступа и видом работы.
- Модуль должен предоставлять возможность добавления трех видов комментариев к работе или проекту документа: относящиеся к работе, относящиеся к документу и личные.
- Модуль должен предоставлять возможность отправки работы и проекта документа на согласование, утверждение, ознакомление.
- Модуль должен предоставлять возможность автоматического заполнения названий работ вида согласование, утверждение, ознакомление.
- Модуль должен предоставлять доступ пользователю к своим работам с использованием основных фильтров:
- на исполнении;
- на контроле;
- делегированные (если кто-либо делегировал право на просмотр работ пользователю или пользователь является исполняющим обязанности);
- протокольные (в случае наличия протокольных работ).
- Модуль должен предоставлять доступ пользователю к фильтру «Делегированные», который содержит фильтр по работам делегировавшего пользователя либо руководителя.
- Модуль должен предоставлять возможность создавать дополнительные подфильтры к основным фильтрам с возможностью их редактирования / удаления, за исключением фильтра «Делегированные».
- Модуль должен предоставлять возможность единовременного изменения параметров отображения фильтров путем уточнения условий (показать удаленные, показать завершенные, период).
- Интерфейс модуля должен предусматривать визуальное различие работ по приоритетам.
- Интерфейс модуля должен предусматривать визуальное различие работ по истечению срока исполнения: актуальные, просроченные и работы, до окончания исполнения которых осталось меньше трети срока исполнения.
- Модуль должен предоставлять возможность брать на контроль и снимать с контроля работы подчиненных.
- Модуль должен предоставлять возможность текстового поиска по названию, автору, исполнителю.
- Модуль должен позволять перепоручать работы подчиненным.
- Модуль должен позволять передать и перепоручать работы исполнителю, не являющемуся подчиненным, в случае указания соответствующей опции.
- Модуль должен предоставлять возможность изменять прогресс работ (в процентах, от 0 до 100) своих и перепорученных работ.
- Модуль должен предоставлять возможность выбрать форму завершения работы путем выбора из справочника.
- Модуль должен предоставлять возможность подтвердить либо отклонить результат работы.
- Модуль должен предоставлять возможность завершать работы путем выставления прогресса в 100%.
- Модуль должен обеспечивать возможность учета в качестве даты завершения работы, времени когда исполнителем поставлен 100% прогресс в случае, если руководитель закрыл работу позднее.
- Модуль должен предоставлять возможность каскадно завершать дерево работ путем завершения родительского элемента.
- Модуль должен предоставлять возможность обращения к заранее сохраненным маршрутам для запуска текущей работы или документа по маршруту.
- Модуль должен позволять создавать дочерние документы на основе существующих.
- Модуль должен предоставлять возможность выбрать документ, к которому у пользователя есть доступ, для текущего в качестве основания.
- Модуль должен позволять просмотреть пользователю ход выполнения работы или документа: дата и время начала/завершения этапа, кем был этап завершен.
- Модуль должен позволять просмотреть пользователю все будущие этапы маршрута. Будущие этапы маршрута в общем ходе выполнения должны визуально отличаться от выполненных.
- Модуль должен хранить информацию об изменениях в файлах работы или документа: создание, редактирование, удаление.
- Модуль должен предоставлять возможность подписания документов ЭЦП.
- Модуль должен поддерживать ЭЦП НУЦ.
- Модуль должен хранить информацию о всех визах документа в листах согласования, утверждения, ознакомления, подписей.
- Модуль должен предоставлять возможность руководителю создавать и редактировать резолюцию.
- Модуль должен предоставлять возможность руководителю указывать форму завершения работы в резолюции путем выбора из справочника.
Требования к модулю документооборота¶
- Модуль должен предоставлять возможность просматривать все документы, к которым имел какое-либо отношение пользователь:
- Мои - документы, созданные непосредственно пользователем;
- Полученные - документы, пришедшие непосредственно пользователю;
- Отправленные - документы, отправленные непосредственно пользователем.
- Модуль должен отображать журналы для пользователей с ролью «Сотрудник канцелярии».
- Модуль должен позволять регистрацию документов в выбранном журнале с заполнением карточки документа, прикреплением вложений.
- Модуль должен предоставлять возможность указать исполнителя документа и/или маршрут движения документа после регистрации (для соответствующего типа журнала).
- При заполнении карточки система должна проверять выполнение необходимых условий регистрации документов.
- Модуль должен позволять прикреплять файлы к регистрируемому документу путем: загрузки с компьютера, с хранилища, сканировать.
- Модуль должен предоставлять доступ к документам в имеющихся журналах в соответствии с правами доступа пользователя.
- Модуль должен позволять автоматическую регистрацию документов.
- Модуль должен позволять резервирование номеров регистрации документа.
- Модуль должен осуществлять автоматическое создание работы для исполнителя на основе зарегистрированного документа.
- Модуль должен предоставлять возможность отправки документа на согласование, ознакомление, утверждение, регистрацию и как служебную записку.
- Модуль должен отображать карточку документа, изменения в документе, ход выполнения в работе, инициированным на основе зарегистрированного документа в Журнале документов.
- Модуль должен предоставлять возможность просмотра деталей зарегистрированных документов.
- Модуль должен предоставлять возможность помечать документ как бракованный, как контрольный.
- Модуль должен предоставлять возможность списания документов в Дела.
- Модуль должен предоставлять возможность просмотра документов, списанных в Дела.
- Модуль должен предоставлять возможность создавать, редактировать и удалять собственные специализированные подфильтры для корневых веток и их подветок.
- Модуль должен предоставлять возможность фасетного поиска документа.
- Модуль должен предоставлять возможность сохранения пользовательских фасетов поиска.
- Модуль должен предоставлять возможность указания признака прочитанности / непрочитанности документа.
- Модуль должен предоставлять возможность прерывания маршрута документа.
- Модуль должен предоставлять возможность скрытия документов.
- Модуль должен предоставлять возможность просмотра данных документов в подфильтре, настроенным пользователем.
- Модуль должен предоставлять возможность отправки документа в личное дело пользователя.
Требования к модулю настроек документооборота¶
- Модуль должен предоставлять возможность настройки номенклатуры дел компании. Настройка номенклатуры дел включает в себя: создание, редактирование, удаление и закрытие дел номенклатуры.
- Модуль должен предоставлять возможность создания, редактирования и удаления счетчиков: кода, периода сброса, начального и следущего значения.
- Модуль должен предоставлять возможность создания, редактирования и удаления шаблонов номеров: название, формула, код.
- Модуль должен предоставлять возможность создания, редактирования журналов: название, код, тип, настройки и права доступа на журнал.
- Модуль должен предоставлять возможность настройки автоматической регистрации документов в выбранном журнале.
- Модуль должен предоставлять возможность скрывать журнал.
- Модуль должен предоставлять возможность распределения прав доступа на журналы: доступ на чтение, запись, отклонение, регистрация, редактирование, резервирование; редактирование РКК, редактирование файлов, изменение маршрута зарегистрированного документа.
- Модуль должен предоставлять возможность создания, редактирования и удаления типов документа: название, код, настройки, условия регистрации, доступ, использование особой настройки карточки.
- Модуль должен предоставлять возможность создания, редактирования и удаления шаблонов документа: название, код, тип документа и выбор файла шаблона.
- Модуль должен предоставлять возможность загрузки шаблона протокола, а также возврата к шаблонам по умолчанию.
- Модуль должен предоставлять возможность настраивать группы и пункты меню кросс-модульной кнопки «Создать».
- Модуль должен предоставлять возможность настройки основных фильтров потоков работ, создания и настройки подфильтров, а также инициализации для всех пользователей системы.
- Модуль должен предоставлять возможность создания, редактирования и удаления диалогов создания работы, проекта документа, проекта документа по шаблону.
- Модуль должен предоставлять возможность создания, редактирования, скрытия приоритетов, указания значения по умолчанию.
- Модуль должен предоставлять возможность редактирования процессов системы: настройки названий и подстановок, сообщений хода исполнения, состояний в списке работ, форм процесса, уведомлений.
- Модуль должен предоставлять возможность указания настроек резолюций, а также шаблона пункта резолюции.
- Модуль должен предоставлять возможность указания настроек нагрузок, формулы расчета эффективности по поручениям, а также создания, редактирования, удаления категорий нагрузок.
- Модуль должен предоставлять возможность указания дополнительных настроек документооборота, времени на выполнение работ по-умолчанию, настроек переназначения работ при увольнении/переводе пользователя.
Требования к модулю кадрового учета и делопроизводства¶
- Модуль должен предоставлять доступ к древовидному списку организационной структуры компании.
- Модуль должен предоставлять доступ руководителям к графику работ, который отображает работы подчиненных пользователей, находящихся в подразделении или назначенных на должность.
- Модуль должен предоставлять возможность создания, редактирования, удаления работ подчиненных на графике работ.
- Модуль должен предоставлять доступ в профиль, работы и отчеты пользователя.
- Модуль должен предоставлять руководителям (либо при соответствующих дополнительных правах) доступ к профилям, к работам, к отчетам по системным показателям подчиненного.
- Модуль должен предоставлять возможность руководителям ставить работы подчиненным.
- Модуль должен отображать в профиле пользователя:
- События и нагрузку пользователя;
- Реквизиты и контакты пользователя;
- Дополнительные карточки пользователя;
- Личное дело сотруднику с правами «Сотрудник отдела кадров»;
- Статус сотрудника по отношению к занимаемой должности.
- Модуль должен предоставлять возможность найти сотрудника с помощью контекстного поиска, путем введения в поле «Поиск информации» фамилии или имени сотрудника.
- Модуль должен предоставлять список пользователей удовлетворяющий критерию поиска при введении первых букв фамилии, имени, отчеству и должности сотрудника.
- Модуль должен предоставлять возможность ограничения просмотра организационной структуры пользователями при включении соответствующей настройки.
- Модуль должен предоставлять возможность запрета на просмотр отчетов пользователя в зависимости от занимаемой должности при включении соответствующей настройки.
- Модуль должен предоставлять возможность просмотра карточек пользователей самим пользователем, а также всеми пользователями при соответствующей настройке.
- Модуль должен предоставлять возможность редактирования карточки пользователей самим пользователем при соответствующей настройке.
- Модуль должен предоставлять возможность создавать, редактировать и удалять пользователей, должности, подразделения у пользователей с ролью «Сотрудник отдела кадров».
- Модуль должен предоставлять возможность назначать пользователей на должности: создавать новых пользователей либо выбирать их из справочника.
- Модуль должен предоставлять возможность указать следующие права доступа пользователям:
- Сотрудник отдела кадров;
- Сотрудник канцелярии;
- Доступ к стратегии;
- Доступ к справочнику показателей;
- Доступ в систему.
- Модуль должен предоставлять возможность просмотра / заполнения карточек пользователей, должностей и подразделений.
- Модуль должен предоставлять возможность формирования приказов на сотрудников.
- Модуль должен предоставлять возможность просматривать пользователей не назначенных на должность.
- Модуль должен предоставлять возможность создавать новых пользователей в резерве.
- Модуль должен предоставлять возможность изменять данные пользователей из резерва.
- Модуль должен предоставлять возможность просматривать профиль пользователей из резерва.
- Модуль должен предоставлять возможность формирования приказов на пользователей из резерва.
- Модуль должен предоставлять возможность настройки следующих кадровых процессов:
- прием
- перевод
- увольнение
- командирование
- отпуска: трудовой отпуск, отпуск без содержания, учебный отпуск ,отпуск по уходу за ребенком, отпуск по беременности и родам.
Требования к модулю настроек кадрового учета и делопроизводства¶
- Модуль должен предоставлять возможность создания, редактирования и удаления папок личного дела.
- Модуль должен предоставлять возможность добавления карточек пользователей для всех пользователей либо для пользователей какой-либо группы, а также разграничение доступа на просмотр и редактирование карточек.
- Модуль должен предоставлять возможность добавления карточки должностей и подразделений.
- Модуль должен предоставлять возможность скрывать/активировать карточки пользователей, должностей, подразделений.
- Модуль должен предоставлять возможность добавления, редактирования, скрытия действий по сотрудникам с сопоставлением реестра с карточкой.
- Модуль должен предоставлять возможность добавления, редактирования, скрытия действий по резерву с сопоставлением реестра с карточкой.