Synergy Employee: руководство по внедрению¶
Назначение документа¶
Целью данного документа является предоставление информации о конфигурации набора процессов, в частности — детализированное описание:
- созданных объектов;
- произведенных настроек;
- предполагаемого процесса работы в системе согласно назначению набора процессов.
Данный документ также может содержать дополнительные инструкции по возможным сценариям кастомизации существующей функциональности, советы и рекомендации.
Методология внедрения¶
Получение ресурсов (боевого и тестового стенда)¶
Программное обеспечение:
- ОС Debian GNU/Linux (jessie, wheezy);
- хранилище Jackrabbit;
- поисковые индексы Lucene.
Аппаратные требования:
- CPU: 8 ядер;
- ОЗУ: 16 ГБ;
- HDD/SSD: не менее 10 ГБ свободного дискового пространства.
Предупреждение
Настоятельно рекомендуем развернуть тестовый стенд, полностью дублирующий конфигурацию системы боевого сервера, — для диагностики и воспроизведения потенциальных проблем, тестирования обновлений и изменений конфигурации.
Установка и настройка системы¶
Для установки системы на боевом и тестовом стендах воспользуйтесь Инструкцией по установке (см. также раздел «Инструкция по установке Arta Synergy Employee» данного документа).
Кастомизация процессов по факту выявленных пожеланий¶
- Для выявления пожеланий по изменению стандартной конфигурации процессов, устанавливаемой по умолчанию, рекомендуется провести демонстрацию всем заинтересованным лицам проекта, в том числе конечным пользователям.
- Все пожелания и замечания к процессам должны быть задокументированы и проанализированы на предмет сложности и сроков адаптации под данные требования.
- В качестве вспомогательного инструмента к определению необходимых настроек в системе для реализации тех или иных пожеланий рекомендуется ознакомиться со Структурой набора процессов, а также Руководством разработчика.
Предупреждение
Настоятельно рекомендуем провести полное тестирование всех процессов после произведения настроек конфигурации.
Обучение сотрудников работе в системе¶
- Все сотрудники организации, которым в рамках проекта предполагается обучение, могут быть объединены в группы согласно осуществляемым ими ролям (канцелярия, отдел кадров, исполнители, руководители и т. д.).
- Рекомендуем адаптировать руководство пользователя, представленное по умолчанию, согласно произведенным изменениям конфигурации, оргструктуре компании и прочей специфике проекта.
- В первую очередь должны быть обучены сотрудники, исполняющие основные роли в процессах, попадающих под опытную эксплуатацию.
Опытная эксплуатация¶
- Процесс опытной эксплуатации представляет собой имитацию полноценной работы системы в боевом режиме, но в меньших масштабах. Это может быть прогон основных боевых процессов на выделенном подразделении или на определенной категории документов.
- Продолжительность процесса опытной эксплуатации зависит от масштабов проекта и количества внедряемых одновременно процессов.
- Результатом опытной эксплуатации должен являться подтвержденный всеми заинтересованными сторонами факт готовности системы к использованию в промышленном режиме.
- В случае выявления замечаний в ходе опытной эксплуатации должны быть произведены соответствующие настройки в системе, и измененные процессы должны быть протестированы повторно.
Примечание
Рекомендуем адаптировать руководство пользователя, представленное по умолчанию, согласно произведенным изменениям конфигурации, оргструктуре компании и прочей специфике проекта.
Запуск в промышленную эксплуатацию¶
- Переход к промышленной эксплуатации осуществляется после успешного завершения опытной эксплуатации и подтверждения готовности процессов всеми заинтересованными сторонами.
- В промышленном режиме процессы используются в полном объеме всеми предусмотренными подразделениями и пользователями организации.
- К моменту ввода в промышленную эксплуатацию рекомендуется убедиться, что пользовательская документация соответствует фактической конфигурации системы и учитывает особенности организационной структуры и бизнес-процессов компании.
- При необходимости внесения изменений в процессы, находящиеся в промышленной эксплуатации, рекомендуется выполнять их разработку и предварительное тестирование на тестовом стенде, конфигурация которого соответствует промышленной среде.
- Перенос изменений в промышленную эксплуатацию следует осуществлять только после успешного завершения тестирования.
Инструкция по установке Arta Synergy Employee¶
Предварительные требования¶
Важно
Для работы системы требуется:
- установить Arta Synergy 5.1 simon (инструкция по установке);
- в подсистеме администрирования обновить БД и процессы.
Подключение репозиториев¶
(Раздел заполняется в соответствии с актуальной инструкцией по подключению репозиториев.)
Установка приложений¶
Вместе с конфигурацией Employee устанавливается приложение SynergyApp — надстройка, позволяющая использовать на одном стенде несколько приложений (модулей), — а также модули и приложения, необходимые для корректной работы набора процессов.
Примечание
После установки приложения необходимо зайти в Конструктор и для всех связанных приложений (workflow — Потоки работ, registry — Реестры, contracts — Договоры, documents — Документы, documentInfo — Информация о документе, basement — Synergy App, knowledge — KNOWLEDGE, employees — Сотрудники) в свойствах указать логин и пароль служебного пользователя с правами администратора.
Если есть необходимость добавить в SynergyApp другие приложения (модули) — смотрите Инструкцию по настройке SynergyApp.
После установки обязательно выполнить пункты Инструкции по первичной настройке.
Структура набора¶
Как все устроено¶
Employee состоит из 3 групп процессов:
- Workflow — документооборот и кадровые процессы;
- Knowledge — обучение сотрудников и база знаний (инструкций);
- Services — внутренние сервисы, заявки и SLA.
В IDE объекты, относящиеся к каждой группе, размещены в одноименных папках. Форма и реестр — отдельные объекты конфигурации; в таблицах ниже они приведены парами по процессам.
Workflow¶
В системе Synergy Workflow реализованы кадровые процессы и документооборот. Ниже приведен полный перечень объектов конфигурации по процессам.
Прием¶
| Форма | Реестр |
|---|---|
| СЗ на оформление нового сотрудника | СЗ на оформление нового сотрудника |
| Приказ о приеме на работу | Приказы о приеме на работу |
| Трудовой договор | Трудовые договоры |
Переводы¶
| Форма | Реестр |
|---|---|
| СЗ на перевод сотрудника | СЗ о переводе сотрудника |
| Приказ о переводе сотрудника | Приказы о переводе сотрудников |
Увольнение¶
| Форма | Реестр |
|---|---|
| Заявление об увольнении | Заявление об увольнении |
| Приказ об увольнении | Приказы об увольнении |
Отпуска¶
Заявления
| Форма | Реестр |
|---|---|
| Заявление на отпуск | Заявления на отпуск |
| Заявление на отпуск без содержания | Заявления на отпуск без содержания |
| Заявление на отпуск по беременности и родам | Заявления на отпуск по беременности и родам |
| Заявление на отпуск по уходу за ребенком | Заявления на отпуск по уходу за ребенком |
| Заявление на выход из отпуска по уходу за ребенком | Заявление на выход из отпуска по уходу за ребенком |
| Заявление на учебный отпуск | Заявления на учебный отпуск |
Приказы
| Форма | Реестр |
|---|---|
| Приказ на отпуск | Приказы на отпуск |
| Приказ об отпуске без содержания | Приказы об отпуске без содержания |
| Приказ об отпуске по беременности и родам | Приказы об отпуске по беременности и родам |
| Приказ об отпуске по уходу за ребенком | Приказы об отпуске по уходу за ребенком |
| Приказ об учебном отпуске | Приказы об учебном отпуске |
Отзыв из отпуска
| Форма | Реестр |
|---|---|
| Служебная записка об отзыве из отпуска | Служебные записки об отзыве из отпуска |
| Приказ об отзыве из отпуска без содержания | Приказы об отзыве из отпуска без содержания |
| Приказ об отзыве из отпуска по уходу за ребенком | Приказы об отзыве из отпуска по уходу за ребенком |
| Приказ об отзыве из трудового отпуска | Приказы об отзыве из трудового отпуска |
| Приказ об отзыве из учебного отпуска | Приказы об отзыве из учебного отпуска |
Командирование¶
| Форма | Реестр |
|---|---|
| СЗ на командирование | СЗ на командирование |
| Приказ о командировании | Приказы о командировании |
Общего вида¶
| Форма | Реестр |
|---|---|
| Служебная записка | Служебные записки |
| Приказ общего вида | Приказы общего вида |
Учет рабочего времени и прочее¶
| Объект | Состав |
|---|---|
| Больничный | Форма и карточка; реестр «Больничные листы» |
| Командировки сотрудника | Форма и карточка |
| Отпуска сотрудника | Форма и карточка |
| Трудовые отношения | Форма и карточка |
| Инициация сбора табелей за месяц | Форма и реестр |
| Табель за месяц | Форма и реестр |
| Табель за полмесяца | Форма и реестр |
| Настройка приказов (прием/перевод/увольнение) для ТУРВ | Форма и реестр |
| Настройка табеля учета рабочего времени | Форма и реестр |
| Режим рабочего времени (график работы) | Форма и реестр |
| Справочник праздников | Форма и реестр |
Журналы регистрации¶
- Журнал регистрации заявлений
- Журнал регистрации входящих документов
- Журнал регистрации исходящих документов
- Журнал регистрации приказов
- Журнал регистрации служебных записок
Справочники¶
| Справочник | Используется в |
|---|---|
| Будни / выходные / праздники | Справочник праздников |
| Направление командирования | Служебные записки и приказы о командировании |
| Тип транспорта | Служебные записки и приказы о командировании |
Отчеты¶
- Штатная расстановка
- Штатное расписание
Группы доступа¶
- Admin
- HR
Список блокирующих процессов Workflow¶
| Идентификатор процесса | Назначение |
|---|---|
event.blocking.interpreter.timesheet.init |
Инициация табеля. Учитываются: период (месяц/полмесяца), тип табеля (на одного сотрудника или на подразделение), а также необходимость добавления руководителя (отдельная должность) |
event.blocking.interpreter.timesheet.fill_table |
Заполнение табеля. Учитываются ставки должности и приказы по сотруднику за выбранный период |
event.blocking.interpreter.copy_btrip_to_usercard |
Копирование данных командировки в карточку пользователя |
event.blocking.interpreter.create_user |
Создание пользователя и заполнение карточки пользователя при приеме на работу |
event.blocking.interpreter.copy_back_vacation_to_usercard |
Копирование данных по отзыву из отпуска в карточку отпусков пользователя |
event.blocking.interpreter.copy_child_vacation_to_usercard |
Копирование данных отпуска по уходу за ребенком в карточку отпусков пользователя |
event.blocking.interpreter.copy_pregnancy_vacation_to_usercard |
Копирование данных отпуска по беременности и родам в карточку отпусков пользователя |
event.blocking.interpreter.copy_study_vacation_to_usercard |
Копирование данных учебного отпуска в карточку отпусков пользователя |
event.blocking.interpreter.copy_unpaid_vacation_to_usercard |
Копирование данных об отпуске без сохранения заработной платы в карточку отпусков пользователя |
event.blocking.interpreter.copy_vacation_to_usercard |
Копирование данных об оплачиваемом трудовом отпуске в карточку отпусков пользователя |
Knowledge¶
В системе Synergy Knowledge реализованы процессы обучения сотрудников и ведения базы знаний.
Каталог инструкций / обучающих курсов¶
| Форма | Реестр |
|---|---|
| Урок | Обучающие инструкции (уроки) |
| Обучающий курс | Обучающие курсы |
| Группа курсов | Группы курсов |
Каталог профилей обучения¶
| Форма | Реестр |
|---|---|
| Профиль обучения | Профиль обучения |
Каталог обучающихся¶
| Форма | Реестр |
|---|---|
| Карточка сотрудника | Карточка сотрудника |
| ИПР | ИПР |
История прохождения курсов¶
| Форма | Реестр |
|---|---|
| История прохождения курсов | История прохождения курсов |
Итоговые задания¶
| Форма | Реестр |
|---|---|
| Тестовый вопрос | Тестовые вопросы |
| Форма завершения подтверждения практического задания | — (только форма) |
Сбор обратной связи¶
| Форма | Реестр |
|---|---|
| Анкета эффективности обучения | Анкета эффективности обучения |
Справочники¶
| Справочник | Используется в |
|---|---|
| Статусы для ИПР | ИПР |
| Статусы пользователя | Карточка сотрудника |
Группы доступа¶
- Обучающиеся
- Менеджер обучения
Список блокирующих процессов Knowledge¶
| Идентификатор процесса | Назначение |
|---|---|
event.blocking.interpreter.changeSkills |
Перенос списка обязательных к прохождению курсов из Профиля обучения в Карточку сотрудника |
event.blocking.interpreter.courseCompleted |
Выставление курсу статуса «Завершен» после успешного выполнения Итогового задания |
event.blocking.interpreter.matching.result_approve |
Копирование результатов проверки практического задания Менеджером обучения (статус + комментарий) из формы завершения в Историю прохождения курса |
Services¶
В системе Synergy Services реализованы процессы обработки обращений, контроля SLA и ведения каталогов услуг.
Обращения¶
| Форма | Реестр |
|---|---|
| Обращение | Реестр обращений |
Каталог услуг / сервисов¶
| Форма | Реестр |
|---|---|
| Сервис | Сервисы |
Каталог поставщиков¶
| Форма | Реестр |
|---|---|
| Внешний поставщик | Внешние поставщики |
Справочники¶
| Справочник | Используется в |
|---|---|
| Приоритеты инцидента | Обращения / SLA |
| Статусы обращений | Обращения |
Отчеты¶
- SLA-отчет по обращениям
- Отчет по загрузке сервиса
- Отчет по качеству исполнения
- Отчет по структуре обращений
Список блокирующих процессов Services¶
| Идентификатор процесса | Назначение |
|---|---|
event.blocking.interpreter.services_status_in_progress |
Смена статуса обращения на статус «В процессе» |
event.blocking.interpreter.services_status_rating |
Смена статуса обращения на статус «Ожидает оценки пользователя» |
event.blocking.interpreter.services_status_completed |
Смена статуса обращения на статус «Закрыто» |
Инструкция по первичной настройке¶
Для каждой группы процессов первичная настройка начинается с двух общих шагов:
- Внести организационную структуру (если не была внесена ранее). В ней обязательно должны присутствовать сотрудники с ролями, указанными в таблице ниже; пользователи должны быть добавлены в группы, соответствующие их ролям.
- Раздать права на реестры и журналы согласно указанным ролям.
| Группа процессов | Обязательные роли |
|---|---|
| Workflow | Сотрудник канцелярии; сотрудник отдела кадров/HR (для внедрения процессов кадрового делопроизводства) |
| Knowledge | Менеджер обучения; обучающиеся |
| Services | Отдельные роли не выделены — права раздаются согласно ролям, предусмотренным настройкой реестров |
Дальнейшие шаги зависят от группы процессов и описаны в подразделах ниже.
Workflow¶
Настроить формы согласно внутренним потребностям компании.
Примечание
В текущей конфигурации на формах приказов и трудовых договоров присутствуют компоненты Должности и ФИО руководителя организации (от имени которого запускаются приказы). Их необходимо заполнить соответствующими значениями.
Настроить маршруты реестров согласно внутренним потребностям компании.
Настройка форм и маршрутов осуществляется в IDE платформы. Подробные инструкции приведены в обучающих курсах по платформе.
Настроить печатную версию для QR-code.
На страницы «Просмотр документа» и «Информация» ведут ссылки в QR-кодах из печатной версии документа:
qr_code_for_signlistиqr_code_for_document.Для того, чтобы QR-коды были корректно добавлены в печатное представление, необходимо в печатном представлении добавить две картинки и дать им названия
qr_code_for_documentиqr_code_for_signlist.
Knowledge¶
- Добавить обучающие курсы, профили обучения и т. д. Подробная инструкция приведена в Руководстве пользователя.
Services¶
- Внести данные в реестры «Внешние поставщики», «Сервисы» и т. д. Подробная инструкция приведена в Руководстве пользователя.