Содержание

Назначение документа

Целью создания данного документа является предоставление информации о конфигурации продукта, в частности, предоставление детализированного описания:

  • созданных объектов
  • произведенных настроек
  • предполагаемого процесса работы в системе согласно назначению продукта.

Данный документ также может содержать дополнительные инструкции по возможным сценариям кастомизации существующей функциональности, советы и рекомендации.

Методология внедрения

Получение ресурсов (боевого и тестового стенда)

Характеристики серверов:

  • Хранилище Jackrabbit
  • Поисковые индексы Lucene
  • 16 Гб ОЗУ
  • Debian GNU/Linux (jessie, wheezy)
  • CPU 8-core
  • HDD/SSD с 10Гб свободного дискового пространства.

Предупреждение

Настоятельно рекомендуем развернуть тестовый стенд, полностью дублирующий конфигурацию системы боевого сервера, для диагностики и воспроизведения потенциальных проблем, тестирования обновления и изменений конфигурации.

Установка и настройка системы

Воспользуйтесь инструкциями данного документа для установки (Инструкция по установке) системы на боевом и тестовом стендах.

Кастомизация процессов по факту выявленных пожеланий

  1. Для выявления пожеланий по изменению стандартной конфигурации продукта, устанавливаемой по-умолчанию, рекомендуется провести демонстрацию всем заинтересованным лицам проекта, в том числе, конечным пользователем: сотрудникам первой и второй линии.
  2. Все пожелания/замечания к продукту должны быть задокументированы и проанализированы на сложность и сроки адаптации продукта под данные требования.
  3. В качестве вспомогательного инструмента к определению необходимых настроек в системе для реализации тех или иных пожеланий, рекомендуется ознакомиться со Структурой продукта, а также Руководством разработчика

Предупреждение

Настоятельно рекомендуем провести полное тестирование всех процессов, после произведения настроек конфигурации.

Обучение сотрудников работе в системе

  1. Все сотрудники организации, которым в рамках проекта предполагается обучение, могут быть объединены в группы согласно осуществляемым ими ролям (канцелярия, отдел кадров, исполнители, руководители и т.д.)
  2. Рекомендуем адаптировать руководство пользователя, представленное по-умолчанию, согласно произведенным изменениям конфигурации, оргстукртуе компании и прочей специфики проекта.
  3. В первую очередь, должны быть обучены сотрудники, исполняющие основные роли в процессах, попадающих под опытную эксплуатацию (см. Шаг 6)

Опытная эксплуатация

  1. Процесс опытной эксплуатации представляет собой имитацию полноценной работы системы в боевом режиме, но в меньших масштабах. Это может быть прогон основных боевых процессов на выделенном подразделении или на определенной категории документов.
  2. Продолжительность процесса опытной эксплуатации зависит от масштабов проекта и количество внедряемых одновременно процессов.
  3. Результатом опытной эксплуатации должен являться подтвержденный всеми заинтересованными сторонами факт готовности системы к использованию в промышленном режиме.
  4. В случае выявления замечаний в ходе опытной эксплуатации, должны быть произведены соответствующие настройки в системе и измененные процессы должны быть протестированы повторно.

Примечание

Рекомендуем адаптировать руководство пользователя, представленное по-умолчанию, согласно произведенным изменениям конфигурации, оргстукртуе компании и прочей специфики проекта.

Запуск в промышленную эксплуатацию

Инструкция по установке Arta Synergy Workflow

Предварительные требования

Важно! Для работы системы требуется:

Подключение репозиториев

Установочный пакет находится в репозитории unstable. В файле /etc/apt/sources.list необходимо добавить либо раскомментировать следующую строку:

deb http://deb.arta.kz/tengri unstable main contrib non-free

Установка приложения

Для установки приложения необходимо выполнить команду:

# apt-get update
# apt-get install arta-synergy-apps-workflow

В ходе установки необходимо выбрать тип установки из предложенного списка

Примечание

  1. Вариант Clean полностью удаляет все ранее установленные данные Synergy, устанавливает приложение Synergy Project, автоматически загружает его конфигурацию и загружает дампы базы данных.
  2. Вариант Install/Upgrade Configuration устанавливает приложение Synergy Project, автоматически загружает его конфигурацию и настраивает необходимые конфигурационные файлы.
  3. Вариант Manual устанавливает приложение Synergy Project без автоматической загрузки конфигурации (т.е. только заменяет war-файлы).

Дальнейший ход установки зависит от выбранного типа установки:

  • для варианта Clean:

    • указать URL сервера Synergy, на котором производится работа (например: http://192.168.0.187:8080/Synergy)
    • ввести пароль пользователя, имеющего root-права mysql, от имени которого будут применены дампы базы данных
    • после завершения установки обязательно нужно выполнить полную переиндексацию форм, файлов и документов в Административном приложении Synergy.

  • для вариантов Install/Upgrade Configuration и Manual:

    • указать URL сервера Synergy, на котором производится работа (например: http://192.168.0.187:8080/Synergy):
    • ввести последовательно логин и пароль Системного пользователя:

Внимание

Для предотвращения дальнейшей нечаянной установки нестабильных версий пакетов из репозитория unstable, после установки пакета arta-synergy-apps-project рекомендуется закомментировать этот репозиторий в файле /etc/apt/sources.list.

После установки приложения обязательно выполнить пункты (Инструкция по первичной настройке)

Инструкция по первичной настройке

  1. Внести организационную структуру.

Обязательно должны присутствовать сотрудники с ролями:

  • Сортудник канцелярии
  • Сотрудник отдела кадров (для внедрения процесса Кадрового Делопроизводства)
  1. Раздать права на реестры и журналы согласно указанным ролям
  2. Настроить формы согласно внутренним потребностям компании

Прим. В текущей конфигурации на формах приказов и трубовых догворов присутствуют компоненты Должности и ФИО руководителя организации (от имени которого запускаются приказы). Их необхоидмо заполнить соответствующими значениеми)

  1. Настроить маршруты реестров согласно внутренним потребностям компании.

Настройка форм и маршрутов осуществляется в конфигураторе платформы. Для подробной инструкции обратить к обучающим курсам по платформе.

Примечание

Рекомендуем пройти обучающией курсы SD03 и SD04

Структура продукта

Как все устроено

Система Synergy Workflow реализована на базе платформы ARTA SYNERGY, путем создания конфигурации, допускающей гибкую настройку объектов: форм, маршрутов, статусов и пр…

В системе Synergy Workflow реализованы следующие глобальные процессы и их подпроцессы:

  • Контроль поручений
    • Управление поручениями (работами)
    • Управление протоколами совещаний
  • Документооборот
    • Входящая корреспонденция (1 журнал регистрации)
    • Исходящая корреспонеденция (1 журнал регистрации)
    • Резолюции и контроль исполнения документов
    • Архив (5 номенклатурных дел)
    • Внутрення переписка (1 журнал регистрации, 1 форма и реестр служебных записок)
  • Кадровое делопроизводство
    • Прием (2 формы и 2 реестра служебных записок, 1 форма и реестр приказов на прием, 1 форма и реестр трудовых договоров)
    • Перевод (1 форма и реестр служебных записок на перевод ,1 форма и реестр приказов на перевод)
    • Увольнения (1 форма и реестр заявлений на увольнение ,1 форма и реестр приказов на увольнение)
    • Отпуска (5 форм и реестров заявлений на отпуск, 5 форм и реестров приказов на отпуск)
    • Командирования (1 форма и реестр служебных записок на командирование ,1 форма и реестр приказов на командирование)
    • Штатное расписания, расстановка, кадровый резерв
    • Ведение личных дел/личных карточек по сотрудникам.»

В конфигураторе приложение workflow состоит из следующих папок:

  • contracts - Договора и контрагенты
    • сontract_dicts - справочники, используемые в формах договоров и контрагентов
    • Формы, реестры договоров
    • Формы, реестры контрагентов
  • docflow - объекты Документооборота
    • сounters - счетчики
    • document_registers - журналы
    • document_types - типы документов
    • number_templates - шаблоны номеров
  • groups - Группы пользователей
  • hr_processes
    • buisness_trip - справочники, формы, реестры процесса «Командирование»
    • firing - справочники, формы, реестры процесса «Увольнение»
    • hiring - справочники, формы, реестры процесса «Прием»
    • internal_notes - справочники, формы, реестры процесса «Внутренняя служебная записка»
    • leaves - «Отпуска»
      • leave - справочники, формы, реестры процесса «Очередной трудовой отпуск»
      • social_leave - справочники, формы, реестры процесса «Учебный отпуск», «ОБР», «ОУР»
      • unpaid_leave - справочники, формы, реестры процесса «Неоплачиваемый отпуск»
    • transfer - справочники, формы, реестры процесса «Перевод»